Como administrador, puedes configurar alertas para ti y otros cuando se asigna una capacitación y cuando está próxima a vencer. También puedes configurar alertas para ti y otros administradores para recibir notificaciones y así hacer seguimiento de las asignaciones de los usuarios que supervisas y de los usuarios con Calificaciones de Trabajo que están por expirar o ya expiraron.
Correos electrónicos de capacitación para usuarios
Para recibir notificaciones por correo electrónico, el usuario debe tener una dirección de correo electrónico activa asociada a su perfil de usuario en el sitio web de Alchemy Manager. La dirección de correo electrónico puede ser personal o del trabajo, ya que no es monitoreada por Alchemy. Para información sobre cómo hacer esto, consulta Perfil de usuario.
Notificaciones por correo electrónico cuando las capacitaciones están por vencer
Recibe notificaciones diarias por correo electrónico para tus Planes de Aprendizaje y Calificaciones de Trabajo asignados.
Nota: Las notificaciones para los Planes de Aprendizaje comienzan 10 días antes de la fecha límite y continúan hasta el final de cualquier periodo extendido para completar la capacitación, si aplica. Para las calificaciones de trabajo, recibirás notificación cuando estén por expirar dentro de 10 días o hayan expirado en los últimos 10 días.
- Navega al perfil del alumno que necesita recibir notificaciones (o a tu propio perfil).
- Marca la casilla en la pestaña Propiedades que dice “Resumen diario cuando la capacitación vence en 10 días”.
- Selecciona GUARDAR.
Notificaciones por correo electrónico cuando las capacitaciones son asignadas
Recibe notificaciones por correo electrónico para mantenerte informado sobre nuevas capacitaciones y/o calificaciones de trabajo que te hayan sido asignadas.
Nota: Para los Planes de Aprendizaje, el momento de estas notificaciones está determinado por la fecha de asignación del Plan de Aprendizaje. Por ejemplo, si el Plan de Aprendizaje ya está en curso y tú eres asignado recientemente, recibirás un correo electrónico al día siguiente. Si el Plan de Aprendizaje aún no ha comenzado, recibirás un correo electrónico en la fecha programada de inicio del plan.
- Navega al perfil del alumno que necesita recibir notificaciones (o a tu propio perfil)
- Marca la casilla en la pestaña Propiedades que dice “Notificación cuando se asigna una nueva capacitación”.
- Selecciona GUARDAR.
Correos electrónicos para certificados de finalización
Para los administradores responsables de gestionar la distribución de certificados de capacitación, la entrega de certificados tradicionalmente dependía de que los alumnos descargaran los certificados por sí mismos o que los administradores los distribuyeran manualmente.
Para simplificar este proceso, Alchemy ahora ofrece la entrega de certificados por correo electrónico. Esta función permite que un enlace al certificado se envíe automáticamente a los alumnos al completar un curso, reduciendo el seguimiento manual y ayudando a asegurar la entrega oportuna de los certificados. La entrega por correo electrónico está disponible para alumnos con una dirección de correo electrónico válida configurada en su perfil de usuario.
Por defecto, esta función está deshabilitada. Para habilitar la entrega de certificados por correo electrónico para tu organización, por favor contacta al Soporte de Alchemy o a tu Gerente de Cuenta.
Requisitos de autenticación
Para mantener la seguridad del certificado, los alumnos deben autenticarse a través de Manager antes de acceder a un certificado. Si el alumno ya ha iniciado sesión en Manager, al seleccionar el enlace del certificado se abre el certificado inmediatamente. Si el alumno no ha iniciado sesión, se le solicitará ingresar a Manager antes de que pueda ver o descargar el certificado.
Correos electrónicos sobre otros usuarios
Notificación por correo electrónico de usuarios con Planes de Aprendizaje incompletos
Recibe actualizaciones diarias por correo electrónico sobre el estado de los usuarios con Planes de Aprendizaje incompletos asignados, comenzando 10 días antes de la fecha límite y continuando hasta el final de cualquier periodo extendido para completar la capacitación, si aplica.
- Navega al perfil del administrador que necesita recibir notificaciones (o a tu propio perfil)
- El administrador debe tener acceso Copper, Silver, Gold o Platinum. (Nota: El acceso Diamond Admin está excluido)
- Marca la casilla en la pestaña Propiedades que dice “Resumen diario cuando la capacitación vence en 10 días para usuarios en los sitios/grupos del administrador”.
- Selecciona GUARDAR.
Notificación por correo electrónico de usuarios con Calificaciones de Trabajo por expirar
Recibe notificaciones diarias por correo electrónico con actualizaciones sobre usuarios cuyas Calificaciones de Trabajo están próximas a expirar o que han expirado recientemente. Los usuarios que se acerquen a la fecha de expiración aparecerán en el correo electrónico comenzando 10 días antes de la fecha de expiración de las Calificaciones de Trabajo, mientras que los usuarios que hayan expirado recientemente serán incluidos en el correo por 10 días después de la fecha de expiración.
- Navega al perfil del administrador que necesita recibir notificaciones (o a tu propio perfil).
- El administrador debe tener acceso Copper, Silver, Gold o Platinum. (Nota: El acceso Diamond Admin está excluido)
- Marca la casilla en la pestaña Propiedades que dice “Resumen diario cuando las calificaciones de trabajo expiran en 10 días para usuarios en los sitios/grupos del administrador”.
- Selecciona GUARDAR
Nota: Si hay una gran cantidad de datos en la notificación por correo electrónico, puede que necesites hacer clic en el enlace para ver más detalles en Manager.
Horario de los correos electrónicos automáticos de capacitación
Cada tipo de correo electrónico de capacitación es gestionado por su propio proceso diario. Estos procesos diarios se ejecutan una vez al día, aunque el horario exacto puede variar según la carga del sistema o mantenimiento programado. Para las notificaciones de Planes de Aprendizaje asignados, los correos electrónicos solo se envían si el plan fue suscrito o iniciado en las últimas 24 horas; esto ayuda a evitar enviar recordatorios para planes antiguos o inactivos.
Si no estás recibiendo las notificaciones por correo electrónico, verifica que estén configuradas correctamente usando las instrucciones anteriores.