Guide de mise à niveau : Coach et guide pour l’application Intertek Alchemy

Meilleures pratiques

• Synchronisez toujours avant de supprimer les anciennes applications afin d'éviter toute perte de données.

• Terminez ou abandonnez toute observation en cours avant de procéder à la mise à niveau.

• La nouvelle application Intertek Alchemy rassemble toutes les fonctionnalités de Coach et Playbook en un seul endroit - avec une facilité d'utilisation améliorée et une innovation continue.

Remarque : Dans l'application Intertek Alchemy, les affectations d'observation peuvent être trouvées dans la liste des "actions rapides", disponible à partir de l'écran d'accueil.

Etapes de la mise à jour

Suivez les étapes ci-dessous pour effectuer la mise à niveau vers Playbook, Coach ou les deux.

Etape 1. Installer la nouvelle application

1. Localisez et consultez le document sur les exigences minimales situé au bas de cet article.

2. Recherchez Intertek Alchemy Mobile, téléchargez et installez l'application à partir du magasin d'applications de votre appareil :

   • Disponible dès maintenant : Apple App Store (iOS/iPadOS)

   • Disponible maintenant : Google Play Store (Android)

   • Disponible dès maintenant : Microsoft Store (Windows)

3. Une fois l'application installée :

   • Connectez-vous à l'aide de vos identifiants existants.

     Remarque : Vos informations d'identification définissent votre accès à Playbook et Coach.

   • Vous serez invité à créer un nouveau code PIN, mais vous pouvez utiliser celui que vous avez déjà créé à partir de l'application Legacy.

   • Vérifiez l'accès à vos utilisateurs, au contenu de la formation et aux données pertinentes.

4. Effectuez votre synchronisation initiale pour confirmer que les données sont visibles et accessibles.

   • La synchronisation peut prendre jusqu'à 10 minutes pour que toutes les données soient positionnées dans la nouvelle application.

À ce stade, la nouvelle application est prête à être utilisée, mais ne supprimez pas encore vos anciennes applications.

Étape 2. Planifiez votre date de transition interne

Travaillez avec votre équipe interne pour décider de la date de transition complète vers la nouvelle application.

• Communiquez la date de transition à votre équipe.

• Après cette date, les utilisateurs ne devront plus utiliser que l'application Alchimie d'Intertek.

• Si possible, coordonnez-vous avec votre service informatique pour masquer ou restreindre l'accès aux anciennes applications afin de minimiser la confusion.

Alchemy n'a pas encore annoncé de date d'obsolescence pour les anciennes applications, mais une transition précoce garantit l'accès aux nouvelles fonctionnalités et préserve l'intégrité des données.

Pendant la période de transition, continuez à effectuer des synchronisations manuelles fréquentes à partir des anciennes applications pour vous assurer que toutes les données sont stockées en toute sécurité dans Manager.

Étape 3. Pour les utilisateurs de Coach uniquement : Réviser les observations en cours

Afin d'être sûr de ne pas perdre de données de l'application Coach, vous devriez d'abord vous connecter et compléter toutes les observations en cours, car elles ne peuvent pas être transférées à l'application Alchemy d'Intertek à moins qu'elles ne soient complètes.

1. Ouvrez l'application Coach et passez en revue toutes les observations en cours (sous Assignments → Status → In Progress).
   

2. Décidez de compléter ou d'abandonner chaque observation.

3. Complétez-en autant que possible et procédez fréquemment à des synchronisations manuelles.

4. Évitez autant que possible le mode hors ligne au cours de cette phase.

Étape 4. Pour les utilisateurs de Playbook uniquement : Synchroniser les comptes Playbook

Selon les différents types de comptes utilisés dans Playbook, différents processus sont nécessaires.

Étape 4a Synchroniser les comptes d'administration Playbook

Tout administrateur Playbook peut synchroniser les données de tous les comptes d'administration (dont les qualifications professionnelles constituent l'élément supérieur de l'écran d'accueil), mais lors de la synchronisation, seules les données du chantier en cours sont synchronisées.

1. Lorsque vous êtes en ligne, ouvrez le menu de gauche, appuyez sur SYNC NOW et attendez qu'il s'arrête de tourner.

   1. Une fois la synchronisation terminée, le message indique Dernière synchronisation : [Date] [Heure] ; veillez à ce que cette date corresponde au moment où vous avez effectué la synchronisation.

   2. Si la synchronisation ne produit pas d'erreur, toutes les données du chantier en cours ont été synchronisées.

2. Si l'appareil n'a été utilisé que pour ce chantier, la synchronisation est terminée.

3. Si l'appareil a été utilisé sur plusieurs chantiers, ouvrez le menu de gauche, allez dans Paramètres → Changer de chantier, et répétez le processus de synchronisation pour chaque chantier sur lequel cet appareil a été actif afin de vous assurer que rien n'a été oublié.
   

Étape 4b Synchroniser les comptes d'apprenants Playbook

Lorsque les apprenants utilisent Playbook pour suivre des cours hors ligne, la formation reste sur l'appareil jusqu'à ce que Playbook effectue une synchronisation avec cet apprenant. Cela signifie que pour être sûr de ne pas perdre les formations effectuées sur l'appareil, chaque apprenant qui l'a utilisé doit se connecter à l'appareil et effectuer une synchronisation.

L'élément supérieur d'un compte Playbook Learner affiche "Cours assignés". La liste des comptes de Playbook affiche tous les comptes d'apprenants et d'administrateurs.

Une fois tous les comptes d'apprenants synchronisés, il est recommandé d'interrompre l'utilisation du mode apprenant jusqu'à ce que la transition soit terminée.

Une fois que tous les comptes d'apprenants et les chantiers d'administrateurs ont été synchronisés, Playbook est prêt à être supprimé ou masqué.

Étape 5. Effectuez votre synchronisation finale

Une fois que vous avez atteint la date prévue pour la transition :

1. Rassemblez tous les appareils utilisant Coach et/ou Playbook.

2. Vérifiez qu'il n'y a pas d'observations de l'entraîneur en cours.

   • Si c'est le cas, revenez à l'étape 3.

3. Répétez la synchronisation manuelle sur chaque appareil dans les applications Coach et Playbook pour vous assurer que toutes les données de formation sont téléchargées dans Manager.

4. Si votre organisation choisit d'abandonner les enregistrements en cours, passez à l'étape suivante.

Étape 6. Supprimer les anciennes applications

Après avoir confirmé que toutes les données ont été synchronisées :

• Supprimez Coach et/ou Playbook de chaque appareil en utilisant le processus de désinstallation normal de votre système d'exploitation.

• Vous pouvez choisir de supprimer à la fois l'application et ses données stockées.

  • Ne supprimez les données que si vous êtes certain que la synchronisation est terminée et que vous ne réinstallerez pas l'application.

Bien que les anciennes applications puissent continuer à fonctionner temporairement, Alchemy recommande fortement de changer maintenant pour bénéficier de l'expérience rationalisée et assurer un soutien continu.

Les anciennes applications Coach et Playbook seront finalement supprimées des boutiques d'applications et ne recevront plus de mises à jour.

Étape 7. Profitez de la nouvelle expérience combinée

Une fois la transition terminée, commencez à utiliser la nouvelle application Alchemy d'Intertek pour toutes les formations mobiles, les observations et l'accès au contenu.