Sans une gouvernance appropriée, même un programme de formation parfaitement conçu peut devenir désordonné au fil du temps. Maintenir votre système d'entraînement Alchemy dans un état propre et sain est gérable, à condition que vous l'entreteniez. Cet article présente des stratégies pour entretenir votre système de formation Alchimie afin de vous assurer que vous ne perdez pas de vue vos objectifs de formation. Pour utiliser les listes de contrôle fournies dans l'article, téléchargez le fichier à la fin de cet article.
Dans cet article:
Maintenance des utilisateurs
Gestion des groupes
Maintenance des cours
Maintenance des plans d'apprentissage
Autres conseils
Maintenance des utilisateurs
Il est essentiel de maintenir une liste d'utilisateurs organisée et à jour pour garantir l'exactitude de vos données de formation. Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle à utiliser lorsque vous travaillez avec des utilisateurs dans Manager.
Remarque: si votre organisation a opté pour l'intégration RH, les utilisateurs seront ajoutés et supprimés en fonction de la communication programmée entre votre application RH et Manager. Bien que les enregistrements des utilisateurs soient mis à jour automatiquement dans le cadre de l'intégration des RH, vous devrez toujours abonner les enregistrements des utilisateurs aux groupes en conséquence.
Pour plus d'informations sur l'accès administrateur et les rôles complémentaires, consultez nos articles sur les niveaux d'accès et les niveaux d'accès avec accès diamant.
Gestion du groupe
La création de normes spécifiques au sein de votre organisation peut contribuer à garantir que les groupes et leurs membres sont organisés et gérables. Vous trouverez ci-dessous des conseils et des exemples pour maintenir vos groupes propres et en bon état de fonctionnement.
Les conventions d'appellation sont un excellent moyen de s'assurer que chaque site peut générer des données basées sur les enregistrements de formation. Afin de maintenir l'ordre dans les groupes, nous recommandons un système de dénomination à l'échelle de l'organisation. Pour plus d'informations sur les conventions d'appellation, consultez notre article sur l'utilisation des conventions d'appellation.
Voici quelques exemples :
- Lieu de travail, département, poste ou équipe: ATX Maintenance Première équipe
- Lieu de travail, type de rémunération, sujet: ATX Exempt Annual HR Training
- Site de travail, département, poste nivelé: ATX Workplace Safety Opérateur de chariot élévateur I
Les groupes fonctionnent en conjonction avec les plans de formation. L'inscription de groupes à des plans de formation permet de s'assurer que les utilisateurs effectuent les activités de formation nécessaires et d'inscrire automatiquement les nouveaux utilisateurs et les nouveaux membres de groupes à ces plans de formation. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Abonnement automatique de la rubrique Comment assigner des utilisateurs à un plan de formation.
Maintien des cours
Pour tout programme de formation, il est impératif de s'assurer que le matériel didactique est à jour. Alors que les cours d'Alchemy sont approuvés par l'industrie et mis à jour tous les 12 à 18 mois, il est essentiel que les cours spécifiques à votre entreprise soient également à jour. Les tâches ci-dessous peuvent aider à maintenir l'intégrité des activités spécifiques à votre entreprise.
Pour plus d'informations sur les conventions d'appellation, consultez notre article sur l'utilisation des conventions d'appellation.
Mise à jour du plan d'apprentissage
Lorsqu'ils sont mis à jour, les plans d'apprentissage rendent les programmes d'études actifs facilement accessibles et pertinents sur plusieurs sites de travail. La liste suivante présente les facteurs essentiels à prendre en compte lors de la gestion des plans de formation. Consultez notre article sur les options de plans d'apprentissage pour en savoir plus sur les différents types de plans disponibles.
Autres conseils
- Fréquence : Prévoyez des intervalles de temps pour l'entretien de votre système Alchimie.
- Alchemy Champion/ Succession : Établissez un plan pour déterminer qui pourra gérer et maintenir votre site Alchemy en votre absence, et établissez un plan de succession pour faciliter les transitions au sein de l'organisation.
- Rapports programmés: Examinez les rapports programmés, saisissez une date de fin qui coïncide avec vos dates de maintenance afin de vous assurer que des rapports obsolètes et non pertinents ne sont pas envoyés par courrier électronique à intervalles réguliers.