Os planos de aprendizagem são fáceis de configurar e editar, mas é importante ter em mente algumas regras para que a edição não resulte em consequências indesejadas. Este artigo ajuda os administradores a entender os comportamentos dos planos de aprendizagem antes de editá-los.
Para ajudar a manter a integridade dos seus planos de aprendizagem, considere restringir os planos de aprendizagem. Para obter informações, consulte a seção Opção de restringir edição em Criar um plano de aprendizagem com data fixa e Criar um plano de aprendizagem com data relativa.
Regras gerais para editar planos de aprendizagem
1. Depois que um usuário conclui um plano de aprendizagem, ele mantém essa conclusão.
- Arquivar / editar um plano de aprendizagem ou cancelar a inscrição de um usuário em um plano de aprendizagem NÃO anula a conclusão, e esses resultados ficarão visíveis em todos os relatórios de planos de aprendizagem e registros da lista de usuários.
- A menos que um curso seja adicionado a um plano de aprendizagem com data fixa, mesmo quando a data de vencimento já tiver passado. Se você adicioná-lo antes da data de vencimento, todos os usuários associados deverão concluir o curso adicionado. Se você adicioná-lo depois que o plano expirar, os usuários que já concluíram o plano verão o status de conclusão mudar de “Concluído” para “Em andamento”.
- Adicionar uma janela de conclusão tardia dará aos usuários tempo adicional para receber o status de concluído em planos de aprendizagem com data fixa e data relativa após a data de vencimento inicial no eLearning. Se o usuário concluir o plano dentro dessa janela de conclusão tardia, os relatórios do plano de aprendizagem continuarão exibindo a data de vencimento inicial.
- A janela de conclusão tardia é configurada pelos administradores gerentes no nível do plano de aprendizagem e se aplica a todos os usuários atribuídos a esse plano de aprendizagem. Esse recurso está disponível para planos de aprendizagem elegíveis e não se aplica a planos de aprendizagem recorrentes com data fixa ou data relativa.
2. Os planos de aprendizagem com data fixa são flexíveis; os planos de aprendizagem com data relativa não são.
- Data fixa Os planos de aprendizagem podem ser editados de forma rápida e fácil, com poucas considerações.
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Editar a data, a hora ou um curso em um plano de aprendizagem com data relativa faz com que o plano original seja arquivado, e um novo plano de aprendizagem editado seja criado.
É novo nos planos de aprendizagem? Recomendamos começar com planos de aprendizagem com data fixa, pois são os mais fáceis de criar e gerenciar. Antes de fazer qualquer alteração, consulte a Regra nº 1 para entender como as conclusões do plano de aprendizagem são afetadas.
3. Planos de aprendizagem arquivados permanecem arquivados
- Depois de arquivados, os planos de aprendizagem não podem mais ser editados e nunca são excluídos. Certifique-se de fazer todas as edições necessárias em um plano de aprendizagem antes de arquivá-lo.
- Considere cuidadosamente o momento de arquivar o plano de aprendizagem.
4. Conheça antecipadamente seus objetivos de relatório e trabalhe com a Alchemy para obter os melhores resultados
- Queremos que seus planos de aprendizagem sejam bem-sucedidos e sustentáveis, permitindo que você acesse rapidamente as informações de treinamento necessárias com o mínimo de manutenção.
- Informe ao seu contato da Alchemy os resultados que deseja alcançar com as edições do plano de aprendizagem, e teremos prazer em ajudar você a encontrar soluções escaláveis!
Considerações gerais:
| Resultado desejado | Considerações |
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Limitar a visibilidade do plano por local de trabalho
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Usar esse recurso em planos existentes pode afetar quais administradores podem visualizar o plano. Se aplicado sem consideração cuidadosa ou comunicação clara, um local de trabalho poderá ser excluído involuntariamente, o que significa que seus administradores supervisores talvez não vejam mais o plano no Manager. Para novos planos de aprendizagem, o recurso aplica automaticamente todos os seus locais de trabalho supervisionados. Antes de desmarcar algum deles, considere se os administradores desses locais precisam de acesso para inscrever alunos ou modificar os detalhes do plano. |
| Relatórios rápidos e precisos |
Metas S.M.A.R.T.* e uma lista de usuários bem gerenciada resultam em planos de aprendizagem claros e relatórios rápidos e precisos. *Específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido |
| Arquivar um plano de aprendizagem | Os planos de aprendizagem nunca são excluídos e não podem ser retirados do arquivamento para edição adicional. No entanto, eles podem ser copiados e editados como um novo plano de aprendizagem. |
| Remover um plano de aprendizagem e todos os relatórios associados |
PRIMEIRO cancele a inscrição de todos os usuários; DEPOIS arquive o plano de aprendizagem. O plano de aprendizagem ainda aparecerá em listas e relatórios com a opção Mostrar arquivados ativada, mas nenhum resultado será informado, a menos que alguém tenha concluído o plano de aprendizagem (Regra nº 1). |
| Editar o nome de um plano de aprendizagem | A alteração do nome será refletida em todos os relatórios, passados e atuais. |
| Adicionar ou remover usuários de um plano de aprendizagem com uma Inscrição manual | Isso pode ser feito na guia Inscrição e não fará com que nenhum plano de aprendizagem seja arquivado. |
| Adicionar ou remover usuários de um plano de aprendizagem com uma Inscrição automática |
As inscrições automáticas são gerenciadas pela associação a um grupo ou local de trabalho. Portanto, para alterar a inscrição no plano de aprendizagem, você deve alterar a associação do indivíduo ao grupo ou local de trabalho inscrito. Qualquer usuário que tenha concluído um plano de aprendizagem manterá essa conclusão, independentemente da associação ao grupo (Regra nº 1). |
| Fazer pequenas edições em um curso específico da empresa que esteja em um plano de aprendizagem |
Prática recomendada: faça alterações editoriais no arquivo e carregue o arquivo corrigido no curso. Nenhum ajuste precisa ser feito no plano de aprendizagem, mas lembre-se de que os usuários que fizeram e foram aprovados no curso original manterão esse crédito no plano de aprendizagem (Regra nº 1). |
| Fazer grandes edições / alterações regulatórias em um curso específico da empresa que esteja em um plano de aprendizagem |
Prática recomendada: arquive o curso original e crie um novo curso com o conteúdo atualizado. Edite ou recrie o plano de aprendizagem com base no fato de algum usuário ter concluído ou não o plano original. Sempre que possível, evite grandes alterações no curso durante um plano de aprendizagem. |
| Adicionar uma versão equivalente / traduzida de um curso específico da empresa que esteja em um plano de aprendizagem |
Prática recomendada: crie os cursos adicionais conforme necessário e use o recurso Pai / filho para vincular as traduções ao curso original. Não será necessário editar o plano de aprendizagem, e o crédito será concedido no plano de aprendizagem para qualquer curso filho que tenha sido realizado. |
Considerações sobre data relativa:
| Resultado desejado | Considerações |
| Fazer alterações na seleção de cursos em um plano de aprendizagem com data relativa |
O plano de aprendizagem inicial é arquivado em segundo plano, e um novo plano de aprendizagem editado é criado com os usuários restantes que não concluíram o plano de aprendizagem original (Regra nº 3). Os usuários que concluíram o plano de aprendizagem original manterão sua conclusão e NÃO serão associados ao novo plano de aprendizagem (Regra nº 1). |
| Fazer alterações na janela de conclusão em um plano de aprendizagem com data relativa | Todos os itens acima; a data de início permanece a mesma do plano de aprendizagem original. |
| Adicionar uma janela de conclusão tardia a um plano de aprendizagem com data relativa | Os usuários poderão realizar os cursos vencidos por meio de Meus planos de aprendizagem somente no eLearning. Os relatórios do plano de aprendizagem continuarão apresentando a data de vencimento inicial como a Data de vencimento do plano. |
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Editar a data de vencimento de um indivíduo em qualquer plano de aprendizagem com data relativa |
Se você não estiver estendendo a janela de conclusão, será necessário editar a Data de início do indivíduo na guia Todas as inscrições Certifique-se de que a nova Data de início não exclua treinamentos realizados no período original! Se precisar fazer essa alteração para vários usuários, considere arquivar este plano de aprendizagem e começar novamente com um plano de aprendizagem com data fixa (Regra nº 2). |
| Fazer alterações no curso ou na janela de conclusão em um plano de aprendizagem recorrente com data relativa | Você deve arquivar e copiar o plano de aprendizagem para fazer esse ajuste (Regra nº 2). Não se esqueça de inscrever novamente seus usuários! |
| Transformar um plano de aprendizagem com data relativa em um plano de aprendizagem recorrente | Essa opção não está disponível. Você precisará começar com um novo plano de aprendizagem recorrente com data relativa. |
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Interromper o ciclo recorrente de um plano de aprendizagem recorrente com data relativa |
Você não pode interromper o ciclo recorrente; no entanto, pode arquivar o plano de aprendizagem recorrente e começar novamente com um novo plano de aprendizagem com data relativa. |
| Fazer alterações na inscrição em qualquer plano de aprendizagem com data relativa |
Cancelar e refazer a inscrição dos mesmos usuários em um plano de aprendizagem com data relativa reiniciará a janela de conclusão. Os cursos realizados antes da nova Data de início não serão creditados no plano. Os usuários que tiverem concluído o plano de aprendizagem não serão afetados por essas alterações e manterão sua conclusão (Regra nº 1). |
Considerações sobre data fixa:
| Resultado desejado | Considerações |
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Fazer alterações na seleção de cursos em um plano de aprendizagem com data fixa |
Essas alterações geralmente são simples. Se outro curso for adicionado antes da data de vencimento do plano de aprendizagem, todos os usuários — incluindo aqueles que concluíram o plano original — deverão concluir o curso adicionado. |
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Fazer alterações de data e hora em um plano de aprendizagem com data fixa |
Certifique-se de que as edições de data e hora não excluam treinamentos realizados no período original. |
| Adicionar uma janela de conclusão tardia a um plano de aprendizagem com data fixa | Os usuários poderão realizar os cursos vencidos por meio de Meus planos de aprendizagem somente no eLearning. Os relatórios do plano de aprendizagem continuarão apresentando a data de vencimento inicial como a Data de vencimento do plano. |
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Adicionar a função recorrente a um plano de aprendizagem com data fixa |
Essa edição pode ser feita dentro do plano de aprendizagem, mas não pode ser desfeita. |
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Interromper o ciclo recorrente de um plano de aprendizagem recorrente com data fixa |
Você não pode interromper o ciclo recorrente; no entanto, pode arquivar o plano de aprendizagem (e copiá-lo, se necessário). |
| Fazer alterações adicionais na inscrição em qualquer plano de aprendizagem com data fixa |
As alterações na inscrição (por exemplo, mudar de Manual para Automática ou vice-versa) podem ser feitas nas guias de inscrição. As alterações na inscrição não afetarão nenhum usuário que tenha concluído o plano de aprendizagem. |