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3. Activités

Logistique pour l'édition des plans de formation

Résultat souhaité

Points à prendre en compte

Rapports rapides et précis

Les objectifs S.M.A.P.L.* et une liste d'utilisateurs bien gérée permettent de créer des plans de formation clairs et des rapports rapides et précis

*Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent et Limité dans le temps

Retirer un plan de formation

Les plans de formation ne sont jamais supprimés et ne peuvent pas être retirés pour être édités.  Ils peuvent cependant être copiés et édités en tant que nouveau plan de formation.

Supprimer un plan de formation et tout rapport associé

Désinscrivez d'abord tous les utilisateurs, PUIS supprimez le plan de formation.

Le plan de formation apparaîtra toujours dans les listes et les rapports avec l'option « Montrer retiré(s) » activée, mais aucun résultat ne sera rapporté... à moins que quelqu'un n'ait terminé le plan de formation (Règle n° 1).

Modifier le nom d'un plan de formation

Le changement de nom sera reflété dans tous les rapports, passés et présents. Les rapports XLS-Refresh devront être exécutés à nouveau à partir de Manager.

Ajouter ou supprimer des utilisateurs d'un plan de formation avec un abonnement manuel

Cette opération peut être effectuée dans l'onglet Abonnement et n'entraînera la suppression d'aucun plan de formation.

Ajouter ou supprimer des utilisateurs d'un plan de formation avec un abonnement automatique

Les abonnements automatiques sont gérés par association de groupe ou de lieu de travail. Pour modifier l'abonnement à un plan de formation, vous devez donc modifier l'association de l'utilisateur au groupe ou au lieu de travail auquel il est inscrit.

Tout utilisateur ayant achevé un plan de formation conservera cet achèvement, quelle que soit son association à un groupe (règle n° 1).

Apporter des modifications mineures à un cours propre à l'entreprise qui fait partie d'un plan de formation

Pratique recommandée: apportez des modifications éditoriales au fichier et téléversez le fichier corrigé dans le cours.

Aucune modification ne doit être apportée au plan de formation, mais gardez à l'esprit que les utilisateurs qui ont suivi et réussi le cours original conserveront ce crédit dans le plan de formation (règle n° 1).

Apporter des modifications majeures / réglementaires à une activité propre à l'entreprise qui figure sur un plan de formation

Pratique recommandée: archivez le cours original et créez un nouveau cours avec le contenu mis à jour.  Modifiez ou refaites le plan de formation en fonction de l'achèvement ou non du plan original par l'un de vos utilisateurs.

Dans la mesure du possible, évitez les changements d'activité majeurs au milieu d'un plan de formation..

Ajouter une version équivalente ou traduite d'un cours propre à l'entreprise qui figure dans un plan de formation

Pratique recommandée: créez les cours supplémentaires nécessaires et utilisez la fonction Parent / Enfant pour lier les traductions au cours original. 

Le plan de formation n'aura pas besoin d'être édité, et le crédit sera donné sur le plan de formation pour n'importe quel enfant du cours qui a été suivi.

Résultat souhaité

Points à prendre en compte

Modifier la sélection des activités dans un plan de formation à date fixe

TCes modifications sont généralement simples.  Si une autre activité est ajoutée avant la date d'échéance du plan de formation, tous les utilisateurs – y compris ceux qui ont complété le plan original – devront compléter l'activité ajoutée.

Modifier la date et l'heure d'un plan de formation à date fixe

Assurez-vous que les modifications de date et d'heure n'excluent pas la formation qui a eu lieu dans la période originale

Ajouter la fonction de répétition à un plan de formation à date fixe

Cette modification peut être effectuée dans le plan de formation mais ne peut pas être annulée.

Arrêter le cycle de répétition d'un plan de formation récurrente à date fixe

Vous ne pouvez pas arrêter le cycle de répétition, mais vous pouvez retirer (et copier, si nécessaire) le plan de formation.

Apporter des modifications supplémentaires à l'inscription à un plan de formation à date fixe

Les modifications d'inscription (par exemple : passer de Manuelle à Automatique, ou vice-versa) peuvent être effectuées dans les onglets d'inscription. 

Les changements d'inscription n'affecteront pas les utilisateurs qui ont terminé le plan de formation.

Résultat souhaité

Points à prendre en compte

Mettre à jour les activités requises pour un plan de formation à date relative

Le plan de formation initial est supprimé en arrière-plan et un nouveau plan de formation édité est créé avec les utilisateurs restants qui n'ont pas terminé le plan de formation initial (règle n° 3).

Les utilisateurs qui ont terminé le plan de formation original conserveront leur achèvement et ne seront PAS associés au nouveau plan de formation (règle n° 1).

Tant les plans de formation supprimés que les plans de formation actifs seront disponibles pour l'établissement de rapports. Les rapports XLS-Refresh devront être exécutés à nouveau à partir de Manager.

Modifier la fenêtre d'achèvement d'un plan de formation à date relative

Tout ce qui précède; la date de début reste la même que celle du plan de formation original.

Modifier la date d'échéance d'un individu dans un plan de formation à date relative

Si vous ne prolongez pas la fenêtre d'achèvement, vous devrez alors modifier la date de début pour l'individu dans l'onglet Plans de formation de son profil d'utilisateur.

Veillez à ce que la nouvelle date de début n'exclue pas les formations qui ont eu lieu pendant la période initiale!

Si vous devez effectuer ce changement pour un certain nombre d'utilisateurs, envisagez de retirer ce plan de formation et de recommencer avec un plan de formation à date fixe (règle n° 2).

Modifier la fenêtre d'activité ou d'achèvement d'un plan de formation récurrente à date relative

Vous devez retirer et copier le plan de formation pour effectuer cet ajustement (règle n° 2).  N'oubliez pas de réinscrire vos utilisateurs!

Transformer un plan de formation à date relative en plan de formation récurrente

Cette option n'est pas disponible. Vous devrez commencer par un nouveau plan de formation récurrente à date relative.

Arrêter le cycle de répétition d'un plan de formation récurrente à date relative

Vous ne pouvez pas arrêter le cycle de répétition; cependant, vous pouvez retirer le plan de formation récurrente et recommencer avec un nouveau plan de formation à date relative.

Modifier l'abonnement à un plan de formation à dates relatives

Désabonner et réabonner les mêmes utilisateurs sur un plan de formation à date relative redémarre la fenêtre d'achèvement.  Les cours suivis avant la nouvelle date de début ne seront pas crédités sur le plan.

Les utilisateurs qui ont terminé le plan de formation ne seront pas affectés par ces changements et conserveront leur achèvement (règle n° 1).