Les plans d'études sont simples à mettre en place et à modifier, mais il est important de garder à l'esprit quelques règles afin que vos modifications n'aient pas de conséquences inattendues. Pour préserver l'intégrité de vos plans d'apprentissage, envisagez de les restreindre. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous à la section Restreindre l'option d'édition pour la création d'un plan de formation à date fixe et la création d'un plan de formation à date relative.
1. Une fois qu'un utilisateur a terminé un plan de formation, il conserve ce résultat.
- L'annulation ou la modification d'un plan de formation ou la désinscription d'un utilisateur d'un plan de formation n'annule PAS l'achèvement, et ces résultats seront visibles dans tous les rapports sur les plans de formation et les enregistrements des listes d'utilisateurs.
- Sauf si un cours est ajouté à un plan de formation à date fixe, même si la date d'échéance est dépassée. Si vous l'ajoutez avant la date d'échéance, tous les utilisateurs associés devront suivre le cours ajouté. Si vous l'ajoutez après l'expiration du plan, les utilisateurs qui ont déjà terminé le plan verront que leur statut d'achèvement est inversé, passant de "Terminé" à "En cours".
- L'ajout d'une fenêtre d'achèvement tardif donnera aux utilisateurs un délai supplémentaire pour recevoir un statut complet pour un plan de formation à date fixe après sa date d'échéance initiale dans eLearning, mais les rapports du plan de formation continueront d'afficher la date d'échéance initiale.
2. Les plans d'apprentissage à date fixe sont indulgents, les plans d'apprentissage à date relative ne le sont pas.
- Les plans d'apprentissage à date fixe peuvent être modifiés rapidement et facilement avec un minimum de considérations.
- La modification de la date, de l'heure ou d'un cours dans un plan de formation à date relative entraîne le retrait du plan original et la création d'un nouveau plan de formation modifié.
Les plans d'études, c'est nouveau ? Commencez par des plans d'apprentissage à date fixe. Et n'oubliez pas la première règle !
3. Les plans d'apprentissage retirés restent retirés
- Une fois retirés, les plans de formation ne peuvent plus être modifiés et ne sont jamais supprimés. Assurez-vous que vous avez apporté toutes les modifications nécessaires à un plan de formation avant de le retirer.
- Réfléchissez bien au moment du départ à la retraite dans le cadre du plan d'études.
4. Connaître à l'avance ses objectifs en matière de reporting et s'associer à Alchemy pour obtenir les meilleurs résultats.
- Nous voulons que vos plans d'apprentissage soient fructueux et durables, vous permettant d'accéder rapidement aux informations de formation dont vous avez besoin avec un minimum de maintenance.
- Faites part à votre contact Alchemy des résultats que vous souhaitez obtenir avec vos modifications du plan d'apprentissage, et nous serons heureux de vous aider à trouver des solutions évolutives !
Considérations générales :
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Résultat souhaité |
Considérations |
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Limiter la visibilité du plan par chantier
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L'utilisation de cette fonctionnalité sur des plans existants peut avoir un impact sur les administrateurs qui peuvent visualiser le plan. S'il est appliqué sans réflexion approfondie ni communication claire, un site peut être involontairement exclu, ce qui signifie que les administrateurs qui le supervisent risquent de ne plus voir le plan dans le gestionnaire. Pour les nouveaux plans d'apprentissage, la fonction s'applique automatiquement à tous vos chantiers de supervision. Avant de les désélectionner, vérifiez si les administrateurs de ces sites ont besoin d'accéder à l'inscription des apprenants ou à la modification des détails du plan. |
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Des rapports rapides et précis |
Les objectifs S.M.A.R.T.* et une liste d'utilisateurs bien gérée permettent d'établir des plans d'apprentissage clairs et des rapports rapides et précis. *Spécifique, mesurable, atteignable, pertinent et limité dans le temps |
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Retirer un plan d'apprentissage |
Les plans d'apprentissage ne sont jamais supprimés et ne peuvent pas être retirés de la retraite pour être modifiés. Ils peuvent toutefois être copiés et édités en tant que nouveau plan de formation. |
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Supprimer un plan d'apprentissage et tout rapport associé |
Il faut d'abord désinscrire tous les utilisateurs, puis retirer le plan d'apprentissage. Le plan de formation apparaîtra toujours dans les listes et les rapports si l'option Afficher les personnes retraitées est activée, mais aucun résultat ne sera communiqué... à moins que quelqu'un n'ait terminé le plan de formation (règle n° 1). |
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Modifier le nom d'un plan d'études |
Le changement de nom sera reflété dans tous les rapports, passés et présents. |
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Ajouter ou supprimer des utilisateurs d'un plan de formation avec un abonnement manuel |
Cette opération peut être effectuée dans l'onglet Abonnement et n'entraînera la suppression d'aucun plan de formation. |
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Ajouter ou supprimer des utilisateurs d'un plan de formation avec abonnement automatique |
Les abonnements automatiques sont gérés par association de groupe ou de chantier. Pour modifier l'abonnement au plan de formation, vous devez donc modifier l'association de l'individu au groupe ou au chantier auquel il est abonné. Tout utilisateur ayant achevé un plan de formation conservera cet achèvement, indépendamment de son association à un groupe (règle n° 1). |
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Apporter des modifications mineures à un cours spécifique à l'entreprise qui fait l'objet d'un plan de formation |
Meilleure pratique : Apportez des modifications rédactionnelles au fichier et téléchargez le fichier corrigé dans le cours. Aucune modification ne doit être apportée au plan de formation, mais il faut garder à l'esprit que les utilisateurs qui ont suivi et réussi le cours original conserveront ce crédit dans le plan de formation (règle n° 1). |
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Apporter des modifications majeures à un cours spécifique à l'entreprise qui fait l'objet d'un plan d'apprentissage. |
Meilleure pratique : Archivez le cours original et créez un nouveau cours avec le contenu mis à jour. Modifier ou reconstruire le plan d'apprentissage en fonction de l'achèvement ou non du plan original par l'un de vos utilisateurs. Dans la mesure du possible, évitez les changements majeurs de cours à mi-parcours d'un plan d'études. |
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Ajouter une version équivalente / traduite d'un cours spécifique à l'entreprise qui figure dans un plan de formation |
Meilleure pratique : Créez les cours supplémentaires nécessaires et utilisez la fonction Parent / Enfant pour lier les traductions au cours d'origine. Le plan de formation n'aura pas besoin d'être édité, et le crédit sera accordé sur le plan de formation pour l'enfant du cours qui a été suivi. |
Considérations relatives à la date :
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Résultat souhaité |
Considérations |
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Modifier la sélection des cours dans un plan d'apprentissage à date relative |
Le plan de formation initial est supprimé en coulisses et un nouveau plan de formation édité est créé avec les utilisateurs restants qui n'ont pas terminé le plan de formation initial (règle n° 3). Les utilisateurs qui ont terminé le plan d'apprentissage original conserveront leur achèvement et ne seront PAS associés au nouveau plan d'apprentissage. (Règle n° 1). |
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Modifier la fenêtre d'achèvement d'un plan de formation à date relative |
Tout ce qui précède ; la date de début reste la même que celle du plan d'études original. |
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Modifier la date d'échéance d'un individu sur n'importe quel Date relative Plan d'apprentissage |
Si vous ne prolongez pas la fenêtre d'achèvement, vous devez modifier la date de début pour l'individu dans l'onglet Tous les abonnements. Veillez à ce que la nouvelle date de début n'exclue pas les formations qui ont eu lieu pendant la période initiale ! Si vous devez effectuer ce changement pour un certain nombre d'utilisateurs, envisagez de retirer ce plan de formation et de recommencer avec un plan de formation à date fixe (règle n° 2). |
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Modifier le cours ou la fenêtre d'achèvement d'un plan de formation à date relative répétée |
Vous devez retirer et copier le plan de formation pour procéder à cet ajustement (règle n° 2). N'oubliez pas de réabonner vos utilisateurs ! |
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Transformer un plan d'apprentissage à date relative en un plan d'apprentissage répétitif |
Cette option n'est pas disponible. Vous devrez commencer par un nouveau plan de formation avec répétition de la date relative. |
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Arrêter le cycle répétitif d'un Répétition de la date relative Plan d'apprentissage |
Vous ne pouvez pas arrêter le cycle de répétition ; cependant, vous pouvez retirer le plan de formation répétitif et recommencer avec un nouveau plan de formation à date relative. |
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Modifier l'abonnement à un plan de formation à date relative |
La désinscription et la réinscription des mêmes utilisateurs sur un plan de formation à date relative redémarre la fenêtre d'achèvement. Les cours suivis avant la nouvelle date de début ne seront pas pris en compte dans le plan. Les utilisateurs qui ont achevé le plan de formation ne seront pas affectés par ces changements et conserveront le plan achevé (règle n° 1). |
Considérations relatives à la date fixe :
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Résultat souhaité |
Considérations |
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Faire passer la sélection des cours à un Plan d'apprentissage à date fixe |
Ces changements sont généralement simples. Si un autre cours est ajouté avant la date d'échéance du plan de formation, tous les utilisateurs - y compris ceux qui ont suivi le plan original - devront suivre le cours ajouté. |
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Modifier la date et l'heure d'un Plan d'apprentissage à date fixe |
Assurez-vous que les modifications de la date et de l'heure n'excluent pas les formations qui ont eu lieu pendant la période initiale. |
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Ajouter une fenêtre d'achèvement tardif à un plan d'apprentissage à date fixe |
Les utilisateurs pourront suivre les cours en retard par le biais de Mes plans de formation en eLearning uniquement. |
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Ajouter la fonction Repeating à un Plan d'apprentissage à date fixe |
Cette modification peut être effectuée dans le plan de formation, mais ne peut pas être annulée. |
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Arrêter le cycle répétitif d'un Plan d'apprentissage répétitif à date fixe |
Vous ne pouvez pas arrêter le cycle répétitif, mais vous pouvez retirer (et copier, si nécessaire) le plan d'apprentissage. |
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Modifier l'abonnement à un plan de formation à date fixe |
Les changements d'abonnement (par exemple : passer de Manuel à Automatique, ou vice-versa) peuvent être effectués dans les onglets d'abonnement. Les changements d'abonnement n'affecteront pas les utilisateurs qui ont terminé le plan de formation. |