Aprenda sobre Integração de RH – Central de Ajuda da Alchemy Systems

Nota: Este documento detalha a configuração da Integração de RH, incluindo dicas úteis para garantir uma implementação tranquila e bem-sucedida.

O que é Integração de RH?

A Integração de RH permite a transferência de dados pessoais dos funcionários entre um fornecedor de folha de pagamento (software SIRH) e o site do Manager. O benefício da Integração de RH é manter os funcionários (chamados "usuários") precisos. Isso pode incluir a adição de novas contratações, atualização de cargos, alteração de números de crachá e arquivamento (desativação) de usuários desligados. Essas informações são exportadas do seu fornecedor de folha de pagamento e importadas para o Manager de forma noturna, semanal ou mensal (dependendo da preferência).

Processo de Integração de RH

Conforme diagramado abaixo, a Integração de RH envolve uma exportação de informações de usuários, seguida por um upload via SFTP, finalizando com uma importação desses dados no Manager. O processo pode envolver vários departamentos na sua organização.

Opções de Transferência de Dados

Opções para recuperar dados do SIRH

Existem duas opções para recuperar dados do fornecedor de folha de pagamento. Recomendamos o processo automatizado, pois isso garante que os dados serão exportados na estrutura de colunas exata originalmente definida. Isso ajuda a reduzir o risco de dados corrompidos. Veja as dicas úteis abaixo para mais informações.

Opção Manual: Uma pessoa da sua organização exporta manualmente os dados dos usuários diretamente do fornecedor de folha de pagamento para o formato adequado.
Opção Automatizada: O fornecedor de Folha de Pagamento de RH cria um script automatizado que recupera os dados do usuário e exporta para a estrutura de arquivo devidamente formatada.

Opções para enviar arquivo para o servidor SFTP

Existem duas opções para enviar o arquivo de Importação de RH para o servidor SFTP. Recomendamos o processo automatizado, pois isso garante que o arquivo de Importação de RH seja colocado consistentemente no servidor SFTP conforme programado.

Opção Manual: Uma pessoa da sua organização move o arquivo para o servidor SFTP.
Opção Automatizada: O fornecedor de Folha de Pagamento de RH cria um script automatizado para mover o arquivo automaticamente para o servidor SFTP.

Pontos Principais

Logística e Nomeação

O servidor Alchemy é muito exigente quanto à forma e formatação. O nome do arquivo deve começar com "hr" em minúsculas. O que vem após o "hr" é decisão do cliente, mas recomendamos fortemente a data (por exemplo, "hrYYYY-MM-DD.csv" ou "hrYYYYMMDD").

A extensão de arquivo padrão é .CSV, mas o Manager pode ser configurado para aceitar .TXT em vez disso.

O padrão é separado por vírgula (,) mas também podemos usar tabulação ( ) ou barra vertical (|) como delimitadores. Se os endereços de correspondência usarem vírgulas no arquivo de importação, considere usar um estilo delimitado por tabulação ou barra vertical. Para mais informações sobre vírgulas, consulte Evitando Caracteres Especiais.

Estrutura do conteúdo do arquivo

A estrutura da coluna é codificada. Existem seis campos obrigatórios que devem ser incluídos no arquivo de importação (consulte a Descrição da Ordem das Colunas para mais detalhes). Os campos restantes são opcionais e podem ser deixados em branco se a informação não for necessária para os registros do Manager.

O identificador principal é o ID do Usuário (ID do Funcionário). Quando o arquivo é processado, o Manager procura pelo ID do Usuário. Se o ID do Usuário for uma correspondência (entre o arquivo de importação e o Manager), o usuário (funcionário) é atualizado com os dados associados no arquivo de importação.

Se o ID do Usuário não for encontrado, uma nova entrada será criada no Manager.

Descrição da Ordem da Coluna

Coluna	Nome	Descrição	Limitação de Caracteres
A	Sobrenome	Este é o sobrenome do usuário (funcionário).	50
B	Primeiro Nome	Este é o nome do usuário.	50
C	Nome de Usuário	Como login na internet. Isso deve ser único para cada usuário (para toda a empresa). Esta coluna é usada para: 1. Um Nome de Usuário de Administrador com o qual os supervisores podem gerar relatórios e verificar os históricos dos usuários. 2. Um nome de usuário de eLearning com o qual os alunos podem fazer login no Site do Manager. 3. Um sistema de segurança infalível que impede a importação de registros de ID de usuário duplicados. Isso pode ser alfanumérico. Exemplos de Nomes de Usuário: "12345", "jsmith", "jsmith123".	50
D	Senha	Esta coluna é para a Senha (login do administrador e do aluno de eLearning).	50
E	E-mail	Esta coluna é para endereços de e-mail dos usuários. Isso é altamente recomendado para a configuração de eLearning (para que os usuários possam usar a ferramenta "Esqueci a Senha").	50
F	ID do Usuário (ID do Funcionário)	Este é o identificador chave. Isso deve ser único para cada usuário (em todo o Manager da sua empresa). Isso pode ser alfanumérico. Exemplos de ID de Usuário: "12345", "jsmith", "jsmith123".	50
G	Grupos Supervisionados	Esta coluna é raramente usada. Esta coluna tornará o funcionário um supervisor/desenvolvedor no Manger. Também os tornará supervisores do Grupo indicado na coluna. NOTA: se um nome de Grupo for colocado nesta coluna para um Grupo que não existe, o Grupo será criado e o funcionário supervisionará esse novo Grupo.	100
H	Local de Trabalho	Esta coluna é usada para colocar um usuário em seu "grupo de origem". O local de trabalho normalmente é definido pela localização da instalação, geralmente o nome da cidade (por exemplo, Austin). Às vezes, os locais de trabalho são chamados de centros de custo.	80
Eu	Endereço 1	Este é o endereço de correspondência do usuário.	50
J	Endereço 2	Esta é a continuação do Endereço 1.	50
K	Cidade	Esta é a cidade em que o usuário reside.	50
L	Estado	Este é o estado dos EUA (ou província canadense) onde o usuário reside. Atualmente, suporta apenas dois (2) caracteres.	2
M	CEP (Código Postal)	Este é o código postal onde o usuário reside. Atualmente, suporta apenas códigos de 5 dígitos.	5
N	Telefone 1	Este é o número de telefone principal do usuário.	Nenhum
O	Telefone 2	Este é o número de telefone secundário do usuário.	Nenhum
P	Grupos Corporativos	Esta coluna é usada para relatórios. Exemplos de informações colocadas nesta coluna incluiriam: •Departamento •Turno •Supervisor •Título do Cargo Estes serão transformados em Grupos (e o usuário será colocado no Grupo). Os administradores que supervisionam o grupo poderão ver o usuário no grupo (e gerar relatórios sobre o próprio grupo). No arquivo de importação, os grupos são separados por dois pontos (por exemplo, "Grupo A:Grupo B:Grupo C").	Limite recomendado: 80 por nome de grupo NOTA: Este campo tem um limite total de 10.000 caracteres, o equivalente a 125 Grupos Corporativos com 80 caracteres cada.
Q	Aulas	Esta coluna é ignorada por padrão.	Nenhum
R	SSN	Esta coluna deve ser deixada em branco.	Nenhum
S	Prefixo	Este é o prefixo para o usuário (por exemplo, Sr., Sra., Srta.).	Nenhum
T	DOH	Esta é a Data de Contratação do usuário. Recomendamos o formato YYYY-MM-DD ou MM/DD/YYYY.	Nenhum
U	PONTO	Esta é a Data de Rescisão para o usuário. Esta coluna também é usada para determinar se o Manager arquivará o usuário. Recomendamos os formatos YYYY-MM-DD ou MM/DD/YYYY.	Nenhum
V	Título do Cargo	Este é o título do cargo para o usuário.	50
W	Taxa Base	Esta é a taxa de pagamento base para o usuário. NÃO recomendado devido à visibilidade.	Nenhum
X	Data de Nascimento	Esta é a data de nascimento do usuário. Recomendamos o formato YYYY-MM-DD ou MM/DD/YYYY.	Nenhum
Y	Código de barras 1	Este é o número de código de barras/identificação do crachá do usuário. Isso é usado apenas quando a funcionalidade de código de barras foi ativada no Player.	50
Z	Código de barras 2	Este é um número de código de barras secundário para o usuário. Isso é usado apenas quando a funcionalidade de código de barras foi ativada no Player.	50
AA	Código de barras 3	Este é outro número de código de barras para o usuário. Isso é usado apenas quando a funcionalidade de código de barras foi ativada no Player.	50
BB	Código de barras 4	Este é outro número de código de barras para o usuário. Isso é usado apenas quando a funcionalidade de código de barras foi ativada no Player.	50
CC	Código de barras 5	Este é outro número de código de barras para o usuário. Isso é usado apenas quando a funcionalidade de código de barras foi ativada no Player. Informações extras (como notas sobre o funcionário) podem ser armazenadas aqui.	50

*Todos os campos substituídos por padrão

Negrito= um campo obrigatório

Dicas Úteis

Informações existentes são substituídas

Todos os dados de usuário importados substituirão quaisquer dados de usuário existentes no Manager. Existem opções para não sobrescrever certos campos de dados do usuário, se preferir. Entre em contato com a Alchemy para mais informações sobre "ignorar" campos. Você tem a opção de importar apenas novos usuários ou todos os funcionários existentes. Recomendamos importar todos os usuários ao mesmo tempo (pois isso elimina dados duplicados), mas a decisão final cabe à sua organização.

Grupos de Sistema e Grupos Corporativos

Se Grupos do Sistema forem importados, quaisquer Grupos que sejam criados por outros locais fora do padrão serão substituídos pela importação. Podemos evitar isso criando Grupos Corporativos. Entre em contato com seu Gerente de Conta ou com o Suporte ao Cliente da Alchemy para mais informações sobre Grupos Corporativos.

Evite Zeros à Esquerda e Caracteres Especiais

Um dos maiores desafios são os "zeros à esquerda" (em IDs de Usuário, Locais de Trabalho, Grupos e IDs de Código de Barras). Um zero à esquerda seria qualquer sequência de zeros no início de um número. Por exemplo, um ID de Usuário "00012345" com três zeros à esquerda.

Se os dados não forem exportados corretamente, o Microsoft Excel removerá quaisquer zeros à esquerda. Portanto, é sua responsabilidade garantir que o arquivo seja transmitido com os zeros à esquerda intactos.

Se a Integração de RH inicialmente importar o arquivo com os zeros à esquerda e posteriormente importar outro arquivo sem os zeros à esquerda, serão criados registros duplicados (porque o ID do Usuário não corresponde perfeitamente).

A mesma precaução se aplica aos caracteres especiais, como hífens (-), travessões (—), vírgulas (,) e ponto e vírgula (;). Recomendamos o uso de caracteres alfanuméricos. Por exemplo: um Local de Trabalho poderia ser Austin TX, ou Austin, e um Grupo de Sistema poderia ser Departamento de Manutenção de Austin, ou Dept de Manutenção de Austin.

Opções para Pseudônimos no Local de Trabalho

Um Alias pode ser usado se o software do fornecedor de folha de pagamento de RH não tiver um meio de converter e corresponder ao que existe no Manager.

Se os nomes dos Locais de Trabalho não forem configurados corretamente (antecipadamente), Locais de Trabalho duplicados serão criados (porque o Local de Trabalho não corresponde perfeitamente ao que existe no Manager). É responsabilidade do cliente fornecer ao Suporte Alchemy os Aliases do Local de Trabalho, pois eles são gerenciados no back-end do Manager e são acessíveis apenas pela Alchemy.

Erros e Correções de Erros

Caso dados errôneos sejam importados pela Importação de HR, comprometendo os dados dos usuários, a Alchemy realizará serviços que podem resultar em custos adicionais. Os esforços de limpeza podem ser muito demorados e caros para todas as partes envolvidas. É, em última análise, responsabilidade do cliente manter o banco de dados de usuários.

Outras opções de importação incluem Criptografia e Interface de Lote Reversa (transferir informações do Manager para o seu Sistema de Importação de RH).

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