Los planes de aprendizaje son fáciles de configurar y editar, pero es importante tener en cuenta algunas reglas para que la edición no genere consecuencias imprevistas. Este artículo ayuda a los administradores a comprender el comportamiento de los planes de aprendizaje antes de editarlos.
Para ayudar a mantener la integridad de sus planes de aprendizaje, considere restringirlos. Para obtener información, consulte la sección Opción para restringir la edición de Crear un plan de aprendizaje con fecha fija y Crear un plan de aprendizaje con fecha relativa.
Reglas generales para editar planes de aprendizaje
1. Una vez que un usuario completa un plan de aprendizaje, conserva esa finalización.
- Retirar o editar un plan de aprendizaje, o cancelar la suscripción de un usuario a un plan de aprendizaje, NO anula la finalización, y estos resultados serán visibles en todos los informes de planes de aprendizaje y registros de listados de usuarios.
- A menos que se agregue un curso a un plan de aprendizaje con fecha fija, incluso después de que haya pasado la fecha de vencimiento. Si lo agrega antes de la fecha de vencimiento, todos los usuarios asociados deberán completar el curso agregado. Si lo agrega una vez que el plan haya vencido, los usuarios que ya completaron el plan verán que su estado de finalización cambia de “Completado” a “En progreso”.
- Agregar una ventana de finalización tardía dará a los usuarios tiempo adicional para obtener un estado de completado para los planes de aprendizaje con fecha fija y fecha relativa cuya fecha de vencimiento inicial ya haya pasado en eLearning. Si el usuario completa el plan dentro de esa ventana de finalización tardía, los informes del plan de aprendizaje seguirán mostrando la fecha de vencimiento inicial.
- Los administradores gestores configuran la ventana de finalización tardía en el nivel del plan de aprendizaje y esta se aplica a todos los usuarios asignados a ese plan. Esta función está disponible para los planes de aprendizaje que cumplen los requisitos y no se aplica a los planes de aprendizaje repetitivos con fecha fija o fecha relativa.
2. Los planes de aprendizaje con fecha fija son flexibles; los planes de aprendizaje con fecha relativa no lo son.
- Fecha fija Los planes de aprendizaje se pueden editar de forma rápida y sencilla, con consideraciones mínimas.
-
Editar la fecha, la hora o un curso en un plan de aprendizaje con fecha relativa retira el plan original y crea un plan de aprendizaje nuevo y editado.
¿Es nuevo en los planes de aprendizaje? Recomendamos comenzar con planes de aprendizaje con fecha fija, ya que son los más fáciles de crear y administrar. Antes de realizar cambios, revise la regla n.º 1 para comprender cómo afectan las finalizaciones de los planes de aprendizaje.
3. Los planes de aprendizaje retirados permanecen retirados
- Una vez retirados, los planes de aprendizaje ya no se pueden editar y nunca se eliminan. Asegúrese de realizar cualquier edición necesaria en un plan de aprendizaje antes de retirarlo.
- Considere cuidadosamente el momento de retirar un plan de aprendizaje.
4. Conozca de antemano sus objetivos de generación de informes y colabore con Alchemy para obtener los mejores resultados
- Queremos que sus planes de aprendizaje sean exitosos y sostenibles, para que pueda acceder rápidamente a la información de capacitación que necesita con un mantenimiento mínimo.
- Informe a su contacto de Alchemy sobre los resultados que desea lograr con las ediciones de su plan de aprendizaje y con gusto le ayudaremos a encontrar soluciones escalables.
Consideraciones generales:
| Resultado deseado | Consideraciones |
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Limitar la visibilidad del plan por centro de trabajo
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Usar esta función en planes existentes puede afectar qué administradores pueden ver el plan. Si se aplica sin una consideración cuidadosa o una comunicación clara, un centro de trabajo podría excluirse involuntariamente, lo que significa que sus administradores supervisores podrían dejar de ver el plan en Manager. Para los planes de aprendizaje nuevos, la función se aplica automáticamente a todos sus centros de trabajo supervisados. Antes de anular la selección de alguno, considere si los administradores de esos centros necesitan acceso para suscribir a los alumnos o modificar los detalles del plan. |
| Informes rápidos y precisos |
Los objetivos S.M.A.R.T.* y un listado de usuarios bien administrado permiten tener planes de aprendizaje claros y generar informes rápidos y precisos. *Específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo |
| Retirar un plan de aprendizaje | Los planes de aprendizaje nunca se eliminan y no se pueden sacar del retiro para editarlos posteriormente. Sin embargo, se pueden copiar y editar como un plan de aprendizaje nuevo. |
| Eliminar un plan de aprendizaje y todos los informes asociados |
PRIMERO cancele la suscripción de todos los usuarios y DESPUÉS retire el plan de aprendizaje. El plan de aprendizaje seguirá apareciendo en las listas y los informes con la opción Mostrar retirados activada, pero no se mostrarán resultados, a menos que alguien haya completado el plan de aprendizaje (regla n.º 1). |
| Editar el nombre de un plan de aprendizaje | El cambio de nombre se reflejará en todos los informes, pasados y actuales. |
| Agregar o eliminar usuarios de un plan de aprendizaje con una suscripción manual | Esto se puede hacer en la pestaña Suscripción y no hará que se retire ningún plan de aprendizaje. |
| Agregar o eliminar usuarios de un plan de aprendizaje con una suscripción automática |
Las suscripciones automáticas se administran mediante la asociación con un grupo o centro de trabajo, por lo que, para cambiar la suscripción al plan de aprendizaje, debe cambiar la asociación de la persona con el grupo o centro de trabajo suscrito. Cualquier usuario que haya completado un plan de aprendizaje conservará esa finalización, independientemente de la asociación con el grupo (regla n.º 1). |
| Hacer ediciones menores a un curso específico de la empresa que se encuentra en un plan de aprendizaje |
Práctica recomendada: haga cambios editoriales en el archivo y cargue el archivo corregido al curso. No es necesario realizar ajustes en el plan de aprendizaje, pero tenga en cuenta que los usuarios que tomaron y aprobaron el curso original conservarán ese crédito en el plan de aprendizaje (regla n.º 1). |
| Hacer ediciones importantes o cambios normativos a un curso específico de la empresa que se encuentra en un plan de aprendizaje |
Práctica recomendada: archive el curso original y cree un curso nuevo con el contenido actualizado. Edite o vuelva a crear el plan de aprendizaje según si alguno de sus usuarios completó o no el plan original. Cuando sea posible, evite hacer cambios importantes en un curso a mitad de un plan de aprendizaje. |
| Agregar una versión equivalente o traducida de un curso específico de la empresa que se encuentra en un plan de aprendizaje |
Práctica recomendada: cree los cursos adicionales que sean necesarios y use la función Principal/secundario para vincular las traducciones al curso original. No será necesario editar el plan de aprendizaje y se otorgará crédito en el plan de aprendizaje por cualquiera de las versiones secundarias del curso que se haya tomado. |
Consideraciones sobre fechas relativas:
| Resultado deseado | Consideraciones |
| Hacer cambios en la selección de cursos en un plan de aprendizaje con fecha relativa |
El plan de aprendizaje inicial se retira en segundo plano y se crea un plan de aprendizaje nuevo y editado con los usuarios restantes que no completaron el plan de aprendizaje original (regla n.º 3). Los usuarios que completaron el plan de aprendizaje original conservarán su finalización y NO se asociarán al plan de aprendizaje nuevo (regla n.º 1). |
| Hacer cambios en la ventana de finalización de un plan de aprendizaje con fecha relativa | Todo lo anterior; la fecha de inicio permanece igual que en el plan de aprendizaje original. |
| Agregar una ventana de finalización tardía a un plan de aprendizaje con fecha relativa | Los usuarios podrán tomar los cursos vencidos mediante Mis planes de aprendizaje únicamente en eLearning. Los informes del plan de aprendizaje seguirán mostrando la fecha de vencimiento inicial como Fecha de vencimiento del plan. |
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Editar la fecha de vencimiento de una persona en cualquier plan de aprendizaje con fecha relativa |
Si no va a extender la ventana de finalización, deberá editar la fecha de inicio de la persona en la pestaña Todas las suscripciones. Asegúrese de que la nueva fecha de inicio no excluya la capacitación realizada durante el periodo original. Si necesita hacer este cambio para varios usuarios, considere retirar este plan de aprendizaje y comenzar de nuevo con un plan de aprendizaje con fecha fija (regla n.º 2). |
| Hacer cambios en el curso o en la ventana de finalización de un plan de aprendizaje con fecha relativa repetitiva | Debe retirar y copiar el plan de aprendizaje para realizar este ajuste (regla n.º 2). ¡No olvide volver a suscribir a sus usuarios! |
| Convertir un plan de aprendizaje con fecha relativa en un plan de aprendizaje repetitivo | Esta opción no está disponible. Deberá comenzar con un plan de aprendizaje nuevo con fecha relativa repetitiva. |
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Detener el ciclo repetitivo de un plan de aprendizaje con fecha relativa repetitiva |
No puede detener el ciclo repetitivo; sin embargo, puede retirar el plan de aprendizaje repetitivo y comenzar de nuevo con un plan de aprendizaje nuevo con fecha relativa. |
| Hacer cambios de suscripción en cualquier plan de aprendizaje con fecha relativa |
Cancelar y volver a suscribir a los mismos usuarios en un plan de aprendizaje con fecha relativa reiniciará la ventana de finalización. Los cursos tomados antes de la nueva fecha de inicio no recibirán crédito en el plan. Los usuarios que hayan completado el plan de aprendizaje no se verán afectados por estos cambios y conservarán su finalización (regla n.º 1). |
Consideraciones sobre fechas fijas:
| Resultado deseado | Consideraciones |
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Hacer cambios en la selección de cursos en un plan de aprendizaje con fecha fija |
Por lo general, estos cambios son sencillos. Si se agrega otro curso antes de la fecha de vencimiento del plan de aprendizaje, todos los usuarios, incluidos aquellos que completaron el plan original, deberán completar el curso agregado. |
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Hacer cambios de fecha y hora en un plan de aprendizaje con fecha fija |
Asegúrese de que las ediciones de fecha y hora no excluyan la capacitación realizada durante el periodo original. |
| Agregar una ventana de finalización tardía a un plan de aprendizaje con fecha fija | Los usuarios podrán tomar los cursos vencidos mediante Mis planes de aprendizaje únicamente en eLearning. Los informes del plan de aprendizaje seguirán mostrando la fecha de vencimiento inicial como Fecha de vencimiento del plan. |
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Agregar la función repetitiva a un plan de aprendizaje con fecha fija |
Esta edición se puede realizar dentro del plan de aprendizaje, pero no se puede deshacer. |
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Detener el ciclo repetitivo de un plan de aprendizaje con fecha fija repetitiva |
No puede detener el ciclo repetitivo; sin embargo, puede retirar el plan de aprendizaje y copiarlo si es necesario. |
| Hacer cambios de suscripción adicionales en cualquier plan de aprendizaje con fecha fija |
Los cambios de suscripción (por ejemplo, cambiar de manual a automática o viceversa) se pueden realizar dentro de las pestañas de suscripción. Los cambios de suscripción no afectarán a ningún usuario que haya completado el plan de aprendizaje. |