Règles et meilleures pratiques des catégories personnalisées
Alchemy Manager vous permet de créer et d’organiser des catégories personnalisées comme vous le souhaitez, et ces catégories sont visibles dans les plans d’apprentissage, les qualifications professionnelles, Alchemy Player, l’eLearning, les rapports et la bibliothèque de cours. Pour utiliser les catégories personnalisées, nous vous recommandons d’apprendre les règles et les meilleures pratiques pour créer des catégories personnalisées afin de garantir que les cours soient faciles à trouver lors de la facilitation, du reporting et de l’eLearning.
Référez-vous à Créer des catégories personnalisées pour des instructions étape par étape sur la façon de commencer à utiliser cette fonctionnalité.
Règles des catégories personnalisées
Règles |
Considérations |
| Seules les personnes disposant de l’accès « Éditeur de catégorie » peuvent ajouter, modifier et supprimer des catégories personnalisées | Les personnes disposant de l’accès « Administrateur Diamant » dans Alchemy Manager se voient automatiquement attribuer le rôle « Éditeur de catégorie ». Cependant, d’autres personnes ayant un niveau quelconque d’accès administrateur peuvent être éditeurs de catégorie. Seuls les administrateurs Diamant et les administrateurs Alchemy peuvent attribuer le rôle d’éditeur de catégorie aux administrateurs selon les besoins. |
| La restriction d’une catégorie personnalisée affectera la possibilité d’utiliser et de modifier cette catégorie |
« Autoriser uniquement le propriétaire et les administrateurs Diamant à utiliser et modifier la catégorie » Si vous sélectionnez cette option lors de la création ou de la modification de votre propre catégorie personnalisée, cela ne permettra qu’au propriétaire (vous) ou à une personne disposant de l’accès administrateur Diamant de déplacer les cours et les qualifications professionnelles dans la catégorie ou en dehors. Cela restreindra également la possibilité pour d’autres de modifier ou de supprimer cette catégorie. |
| Vous ne pouvez déplacer que les activités spécifiques à l’entreprise |
Les activités Alchemy ne peuvent pas être déplacées vers une autre catégorie. Vous ne pouvez déplacer que les activités que vous créez, telles que les cours spécifiques à l’entreprise ou les qualifications professionnelles. Cependant, les cours fournis par Alchemy, les observations et les tests et évaluations autonomes ne peuvent PAS être déplacés. |
| Vous devez avoir accès à une activité pour la déplacer |
Vous ne pouvez pas déplacer des activités appartenant à d’autres sites de travail. Vous ne pouvez déplacer que les activités auxquelles vous avez accès; si vous devez déplacer une activité et que vous n’y avez pas accès, veuillez contacter votre administrateur principal Alchemy pour demander que l’activité soit assignée à votre site de travail. |
| Les cours liés seront déplacés ensemble |
Les cours enfants ne peuvent pas être répartis entre différentes catégories Pour rappel, tous les cours fournis par Alchemy sont composés d’un parent (thème) et d’un enfant (contenu, le cours lui-même). Un parent peut avoir plus d’un cours enfant associé, et tous ces éléments seront déplacés ensemble. |
| Les catégories personnalisées ne sont visibles qu’en déplaçant un cours dans la catégorie |
Les modifications de catégorie affectent le Player, le gestionnaire, les plans d’apprentissage et l’eLearning Déplacer un cours/qualification professionnelle dans votre catégorie personnalisée ne rendra votre catégorie visible que pour les sites de travail ayant accès au cours. Cela modifiera la façon dont les autres accèdent au cours lors de la facilitation, du reporting, de la formation en ligne et de l’organisation des objectifs de formation. |
| La suppression d’une catégorie ne supprime PAS ses activités |
Les activités orphelines retournent à la catégorie spécifique à l’entreprise Si vous supprimez une catégorie contenant des activités, alors les activités seront réaffectées à la catégorie spécifique à l’entreprise. Si vous souhaitez désactiver une catégorie et ses cours, vous devrez également archiver toutes les activités. |
| Communiquez les changements |
Assurez-vous de communiquer les changements de catégorie à vos facilitateurs et administrateurs. Veillez à communiquer les changements de catégorie à toutes les personnes concernées par ce changement, y compris les autres sites de travail ayant accès aux activités déplacées. |
Meilleures pratiques
Voici les meilleures pratiques pour les catégories personnalisées, ainsi que des informations sur la marche à suivre recommandée.
Note : « Vos cours » fait référence à vos cours parents spécifiques à l’entreprise tandis que « activités » fait référence aux cours et qualifications professionnelles.
Considérez comment vous allez gérer vos catégories
- Recommandé : Gérez vos catégories de manière centralisée
- Avantages : Une seule personne gère tout, cohérence à l’échelle de l’entreprise dans la facilitation et le reporting
- Inconvénients : Les besoins spécifiques des emplacements individuels peuvent ne pas être satisfaits
- Gérez vos catégories localement
- Avantages : Chaque emplacement est responsable de ses propres catégories, les emplacements peuvent choisir d’utiliser ou non les catégories personnalisées, très personnalisé
- Inconvénients : Les incohérences dans la nomenclature peuvent entraîner des difficultés dans le reporting et les plans d’apprentissage
Utilisez des conventions de nommage stratégiques et des codes de cours
Recommandé : Utilisez des noms clairs, larges et spécifiques à l’emplacement. Cela crée de la cohérence et facilite le reporting, les plans d’apprentissage, l’eLearning et la facilitation :
- Normes de sécurité ATX
- Normes de sécurité STL
- Développement professionnel CORP
Évitez les noms en double, peu clairs ou trop restreints. Cela peut créer de la confusion dans le reporting, les plans d’apprentissage, l’eLearning et la facilitation.
- XSécurité au travail (duplique la catégorie Alchemy)
- XMes cours (peu clair)
- XFormation ATX Ligne 1, Poste 3, 2e quart (trop restreint)
Recommandé : Les codes de cours sont uniques et ne peuvent pas être répétés. Il est recommandé qu’ils incluent des noms clairs, spécifiques à l’emplacement, et un numéro d’index interne. Aucun espace ne peut être utilisé pour les codes de cours.
- ATXEHSCourse1234 (référence l’emplacement, le sujet et le numéro d’index interne)
Adoptez une bonne étiquette de catégorie
À FAIRE pour les catégories personnalisées :
- FAIRE : Utilisez la convention de nommage de votre entreprise
- FAIRE : Minimisez le nombre de catégories que vous créez
- FAIRE : Demandez la permission avant de déplacer votre activité dans la catégorie de quelqu’un d’autre
- FAIRE : COMMUNIQUEZ LES CHANGEMENTS DE CATÉGORIE À TOUS LES EMPLACEMENTS CONCERNÉS
À NE PAS FAIRE pour les catégories personnalisées :
- NE PAS : Modifier la catégorie d’un autre emplacement
- NE PAS : Créer beaucoup de petites catégories
Autres considérations :
- Révisez les concepts de cours parent / enfant
- Tous les cours Alchemy sont composés d’un parent (thème) et d’un enfant (contenu, le cours lui-même), et les parents peuvent avoir plus d’un enfant. Cas d’utilisation : un parent avec des cours équivalents en anglais et en espagnol.
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Vous pouvez choisir d’empêcher les administrateurs de déplacer vos activités dans les catégories Alchemy :
- L’option restreindre la modification dans les cours et qualifications professionnelles empêche les administrateurs qui ne sont pas Platinum, Diamant ou propriétaires de changer de catégorie.