Les plans d’apprentissage sont simples à configurer et à modifier, mais il est important de garder à l’esprit quelques règles afin que vos modifications n’entraînent pas de conséquences involontaires. Cet article aide les administrateurs à comprendre le comportement des plans d’apprentissage avant de les modifier.
Pour contribuer à préserver l’intégrité de vos plans d’apprentissage, envisagez d’en restreindre la modification. Pour obtenir de l’information à ce sujet, consultez la section sur l’option Restreindre la modification pour Créer un plan d’apprentissage à date fixe et Créer un plan d’apprentissage à date relative.
Règles générales pour modifier les plans d’apprentissage
1. Une fois qu’un utilisateur a terminé un plan d’apprentissage, il conserve cette réussite.
- Le retrait / la modification d’un plan d’apprentissage ou le désabonnement d’un utilisateur d’un plan d’apprentissage N’ANNULE PAS la réussite; ces résultats seront visibles dans tous les rapports sur les plans d’apprentissage et les fiches de la liste des utilisateurs.
- Sauf si un cours est ajouté à un plan d’apprentissage à date fixe, même après la date d’échéance. Si vous l’ajoutez avant la date d’échéance, tous les utilisateurs concernés devront suivre le cours ajouté. Si vous l’ajoutez après l’expiration du plan, les utilisateurs qui avaient déjà terminé le plan verront leur état de réussite passer de « Terminé » à « En cours ».
- L’ajout d’une période de réalisation tardive donnera aux utilisateurs plus de temps pour obtenir l’état « Terminé » pour les plans d’apprentissage à date fixe et à date relative après leur date d’échéance initiale dans eLearning. Si l’utilisateur termine le plan pendant cette période de réalisation tardive, les rapports sur les plans d’apprentissage continueront d’afficher la date d’échéance initiale.
- La période de réalisation tardive est configurée par les administrateurs gestionnaires au niveau du plan d’apprentissage et s’applique à tous les utilisateurs affectés à ce plan d’apprentissage. Cette fonctionnalité est offerte pour les plans d’apprentissage admissibles et ne s’applique pas aux plans d’apprentissage à date fixe récurrents ni aux plans d’apprentissage à date relative récurrents.
2. Les plans d’apprentissage à date fixe sont souples, mais les plans d’apprentissage à date relative ne le sont pas.
- Les plans d’apprentissage à date fixe peuvent être modifiés rapidement et facilement, avec un minimum de considérations.
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La modification de la date, de l’heure ou d’un cours dans un plan d’apprentissage à date relative entraîne le retrait du plan original et la création d’un nouveau plan d’apprentissage modifié.
Vous découvrez les plans d’apprentissage? Nous vous recommandons de commencer par les plans d’apprentissage à date fixe, puisqu’ils sont les plus faciles à créer et à gérer. Avant d’effectuer des modifications, consultez la règle no 1 pour comprendre les répercussions sur les réussites associées aux plans d’apprentissage.
3. Les plans d’apprentissage retirés restent retirés
- Une fois retirés, les plans d’apprentissage ne peuvent plus être modifiés et ne sont jamais supprimés. Assurez-vous d’avoir effectué toutes les modifications nécessaires à un plan d’apprentissage avant de le retirer.
- Réfléchissez attentivement au moment où vous retirez un plan d’apprentissage.
4. Déterminez vos objectifs en matière de rapports à l’avance et collaborez avec Alchemy pour obtenir les meilleurs résultats
- Nous voulons que vos plans d’apprentissage soient efficaces et durables, afin que vous puissiez accéder rapidement aux renseignements sur la formation dont vous avez besoin tout en réduisant au minimum la maintenance.
- Informez votre personne-ressource chez Alchemy des résultats que vous souhaitez obtenir en modifiant vos plans d’apprentissage, et nous vous aiderons volontiers à mettre en place des solutions évolutives!
Considérations générales :
| Résultat souhaité | Considérations |
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Limiter la visibilité du plan par lieu de travail
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L’utilisation de cette fonctionnalité sur des plans existants peut avoir une incidence sur les administrateurs qui peuvent voir le plan. Si elle est appliquée sans réflexion approfondie ni communication claire, un lieu de travail pourrait être exclu involontairement, ce qui signifie que ses administrateurs superviseurs pourraient ne plus voir le plan dans Manager. Pour les nouveaux plans d’apprentissage, la fonctionnalité s’applique automatiquement à tous vos lieux de travail supervisés. Avant d’en désélectionner, demandez-vous si les administrateurs de ces lieux de travail doivent pouvoir abonner des apprenants ou modifier les détails du plan. |
| Des rapports rapides et exacts |
Des objectifs S.M.A.R.T.* et une liste des utilisateurs bien gérée permettent d’obtenir des plans d’apprentissage clairs ainsi que des rapports rapides et exacts. *Spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps |
| Retirer un plan d’apprentissage | Les plans d’apprentissage ne sont jamais supprimés et ne peuvent pas être sortis du retrait pour être modifiés davantage. Ils peuvent toutefois être copiés et modifiés pour créer un nouveau plan d’apprentissage. |
| Supprimer un plan d’apprentissage et tous les rapports associés |
DÉSABONNEZ D’ABORD tous les utilisateurs, PUIS retirez le plan d’apprentissage. Le plan d’apprentissage continuera d’apparaître dans les listes et les rapports lorsque l’option Afficher les plans retirés est activée, mais aucun résultat ne sera affiché, sauf si une personne a terminé le plan d’apprentissage (règle no 1). |
| Modifier le nom d’un plan d’apprentissage | Le changement de nom sera reflété dans tous les rapports, passés et présents. |
| Ajouter ou supprimer des utilisateurs d’un plan d’apprentissage avec un abonnement manuel | Cela peut être fait dans l’onglet Abonnement et n’entraînera le retrait d’aucun plan d’apprentissage. |
| Ajouter ou supprimer des utilisateurs d’un plan d’apprentissage avec un abonnement automatique |
Les abonnements automatiques sont gérés par l’association à un groupe ou à un lieu de travail. Pour modifier l’abonnement au plan d’apprentissage, vous devez donc modifier l’association de la personne au groupe ou au lieu de travail auquel elle est abonnée. Tout utilisateur qui a terminé un plan d’apprentissage conservera cette réussite, quelle que soit son association à un groupe (règle no 1). |
| Effectuer des modifications mineures à un cours propre à l’entreprise qui figure dans un plan d’apprentissage |
Bonne pratique : apportez les modifications éditoriales au fichier et téléversez le fichier corrigé dans le cours. Aucun ajustement ne doit être effectué dans le plan d’apprentissage, mais gardez à l’esprit que les utilisateurs qui ont suivi et réussi le cours original conserveront cette réussite dans le plan d’apprentissage (règle no 1). |
| Effectuer des modifications majeures / des changements réglementaires à un cours propre à l’entreprise qui figure dans un plan d’apprentissage |
Bonne pratique : archivez le cours original et créez un nouveau cours avec le contenu mis à jour. Modifiez ou recréez le plan d’apprentissage selon qu’un de vos utilisateurs a terminé ou non le plan original. Dans la mesure du possible, évitez d’apporter des changements majeurs au cours pendant un plan d’apprentissage. |
| Ajouter une version équivalente / traduite d’un cours propre à l’entreprise qui figure dans un plan d’apprentissage |
Bonne pratique : créez les cours supplémentaires nécessaires et utilisez la fonctionnalité Parent / Enfant pour associer les traductions au cours original. Il ne sera pas nécessaire de modifier le plan d’apprentissage, et la réussite sera accordée dans le plan d’apprentissage pour tout cours enfant suivi. |
Considérations relatives aux dates relatives :
| Résultat souhaité | Considérations |
| Modifier la sélection de cours d’un plan d’apprentissage à date relative |
Le plan d’apprentissage initial est retiré en arrière-plan, et un nouveau plan d’apprentissage modifié est créé avec les utilisateurs restants qui n’ont pas terminé le plan d’apprentissage original (règle no 3). Les utilisateurs qui ont terminé le plan d’apprentissage original conserveront leur réussite et ne seront PAS associés au nouveau plan d’apprentissage (règle no 1). |
| Modifier la période de réalisation d’un plan d’apprentissage à date relative | Tous les éléments ci-dessus; la date de début reste la même que celle du plan d’apprentissage original. |
| Ajouter une période de réalisation tardive à un plan d’apprentissage à date relative | Les utilisateurs pourront suivre les cours échus dans Mes plans d’apprentissage, uniquement dans eLearning. Les rapports sur les plans d’apprentissage continueront d’afficher la date d’échéance initiale comme date d’échéance du plan. |
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Modifier la date d’échéance d’une personne dans un plan d’apprentissage à date relative |
Si vous ne prolongez pas la période de réalisation, vous devrez modifier la date de début de la personne dans l’onglet Toutes les inscriptions Assurez-vous que la nouvelle date de début n’exclut pas la formation suivie pendant la période originale! Si vous devez effectuer cette modification pour plusieurs utilisateurs, envisagez de retirer ce plan d’apprentissage et de recommencer avec un plan d’apprentissage à date fixe (règle no 2). |
| Modifier les cours ou la période de réalisation d’un plan d’apprentissage à date relative récurrent | Vous devez retirer et copier le plan d’apprentissage pour effectuer cette modification (règle no 2). N’oubliez pas de réabonner vos utilisateurs! |
| Transformer un plan d’apprentissage à date relative en plan d’apprentissage récurrent | Cette option n’est pas offerte. Vous devrez commencer avec un nouveau plan d’apprentissage à date relative récurrent. |
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Arrêter le cycle récurrent d’un plan d’apprentissage à date relative récurrent |
Vous ne pouvez pas arrêter le cycle récurrent; toutefois, vous pouvez retirer le plan d’apprentissage récurrent et recommencer avec un nouveau plan d’apprentissage à date relative. |
| Modifier les abonnements de tout plan d’apprentissage à date relative |
Le désabonnement et le réabonnement des mêmes utilisateurs à un plan d’apprentissage à date relative redémarreront la période de réalisation. Les cours suivis avant la nouvelle date de début ne seront pas comptabilisés dans le plan. Les utilisateurs qui ont terminé le plan d’apprentissage ne seront pas touchés par ces modifications et conserveront leur réussite (règle no 1). |
Considérations relatives aux dates fixes :
| Résultat souhaité | Considérations |
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Modifier la sélection de cours d’un plan d’apprentissage à date fixe |
Ces modifications sont généralement simples. Si un autre cours est ajouté avant la date d’échéance du plan d’apprentissage, tous les utilisateurs, y compris ceux qui ont terminé le plan original, devront suivre le cours ajouté. |
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Modifier la date et l’heure d’un plan d’apprentissage à date fixe |
Assurez-vous que les modifications de date et d’heure n’excluent pas la formation suivie pendant la période originale. |
| Ajouter une période de réalisation tardive à un plan d’apprentissage à date fixe | Les utilisateurs pourront suivre les cours échus dans Mes plans d’apprentissage, uniquement dans eLearning. Les rapports sur les plans d’apprentissage continueront d’afficher la date d’échéance initiale comme date d’échéance du plan. |
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Ajouter la fonction de récurrence à un plan d’apprentissage à date fixe |
Cette modification peut être effectuée dans le plan d’apprentissage, mais elle ne peut pas être annulée. |
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Arrêter le cycle récurrent d’un plan d’apprentissage à date fixe récurrent |
Vous ne pouvez pas arrêter le cycle récurrent; toutefois, vous pouvez retirer le plan d’apprentissage (et le copier au besoin). |
| Modifier les abonnements supplémentaires de tout plan d’apprentissage à date fixe |
Les modifications d’abonnement (par exemple, passer d’un abonnement manuel à un abonnement automatique, ou vice versa) peuvent être effectuées dans les onglets d’abonnement. Les modifications d’abonnement n’auront aucune incidence sur les utilisateurs qui ont terminé le plan d’apprentissage. |