Nota: este documento detalla la configuración de la integración de RR. HH., incluidos consejos útiles para garantizar una implementación suave y exitosa.
¿Qué es la integración de RR. HH?
La integración de RR. HH permite la transferencia de datos personales de los empleados entre un proveedor de nómina (software HRIS) al sitio web del Administrador. El beneficio de la integración de RR. HH es mantener precisos los registros de los empleados (llamados usuarios). Esto puede incluir agregar nuevas contrataciones, actualizar los títulos de trabajos, cambiar los números de credenciales y el archivo (desactivación) a los usuarios terminados. Esta información se exporta desde su proveedor de nómina y se importa al Administrador de forma nocturna, semanal o mensual (dependiendo de la preferencia).
Proceso de integración de RR. HH
Como se ve en el esquema a continuación, la integración de RR. HH implica una exportación de información de usuario, luego una carga de SFTP, seguida de una importación de esos datos en el Administrador. El proceso puede involucrar varios departamentos en su organización.
Opciones de transferencia de datos
Opciones para recuperar datos de HRIS
Hay dos (2) opciones para recuperar datos del proveedor de nómina. Recomendamos el proceso automatizado, ya que esto garantiza que los datos se exportarán a la estructura de columna exacta originalmente establecida. Esto ayuda a reducir el riesgo de datos corruptos. Consulte Consejos útiles¬†a continuación para obtener más información.
- Opción manual: Una persona de su organización exporta manualmente los datos del usuario directamente desde el proveedor de nómina en el formato adecuado
- Opción automatizada: El proveedor de nómina de RR. HH. crea un script automatizado que recupera los datos de usuario y las exportaciones en una estructura de archivos con formato correcto
Opciones para cargar el archivo a un servidor SFTP
Hay dos opciones para publicar el archivo de importación de Recursos Humanos en el servidor SFTP. Recomendamos el proceso automatizado, ya que esto garantiza que el archivo de importación de recursos humanos se colocará constantemente en el servidor SFTP de acuerdo a un calendario.
- Opción manual: una persona de su organización mueve el archivo al servidor SFTP
- Opción automatizada: el proveedor de nómina de RR. HH. crea un script automatizado para mover el archivo al servidor SFTP automáticamente
Puntos clave
Logística y nombramiento
El servidor de Alchemy es muy particular con el formulario y el formato. El nombre del archivo debe comenzar con minúsculas "hr". Lo que viene después de "hr" es a decisión del cliente, pero recomendamos encarecidamente la fecha (por ejemplo "hrYYYY-MM-DD.csv" o "hrYYYYMMDD").
La extensión de archivo predeterminada es .CSV, pero el administrador se puede configurar para aceptar .TXT en su lugar.
El valor predeterminado es delimitado por comas (,), pero también podemos usar la tabulación ( ) o la barra vertical (|) como delimitador. Si las direcciones de correo utilizan comas en el archivo de importación, considere usar un estilo de tabulación o delimitado por barras. Para obtener más información sobre comas, consulte Evitar los caracteres especiales.
Estructura de contenido de archivos
Estructura de columna en codificación dura. Hay seis campos requeridos que deben incluirse en el archivo de importación (consulte la descripción del orden de columna para obtener más detalles). Los campos restantes son opcionales y pueden dejarse vacíos si no se necesita información para los registros del Administrador.
El identificador clave es la ID de usuario (ID de empleado). Cuando se procesa el archivo, el Administrador escanea para la ID de usuario. Si la ID de usuario coincide (entre el archivo de importación y el administrador), el usuario (empleado) se actualiza con los datos asociados en el archivo de importación.
Si no se encuentra el ID de usuario, se creará una nueva entrada en Manager.
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Columna |
Nombre |
Descripción |
Limitación de caracteres |
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A |
Apellido |
Este es el apellido del usuario (empleado) |
50 |
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B |
Nombre |
Este es el nombre dado del usuario |
50 |
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C |
Nombre de Usuario |
Como inicio de sesión de Internet. Debe ser único para cada usuario (para toda la empresa). Esta columna se utiliza para:
Puede ser alfanumérico. Ejemplos de nombres de usuario: "12345", "jpérez", "jpérez123" |
50 |
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D |
Contraseña |
Esta columna es para la contraseña (inicio de sesión de administrador y estudiante de eLearning). |
50 |
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E |
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Esta columna es para las direcciones de correo electrónico de los usuarios. Esto es muy recomendable para la configuración de eLearning (para que los usuarios puedan usar la herramienta Olvidó su contraseña). |
50 |
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F |
ID de usuario (ID de empleado) |
Este es el identificador clave. Debe ser único para cada usuario (en todo el administrador de su empresa). Puede ser alfanumérico. Ejemplos de nombres de usuario: "12345", "jpérez", "jpérez1" |
50 |
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G |
Grupos supervisados |
Esta columna se utiliza raramente. Esta columna hará que el empleado sea un supervisor / desarrollador en Manger. También los convertirá en supervisor del Grupo indicado en la columna. NOTA: si se coloca un nombre de Grupo en esta columna para un Grupo que no existe, se creará el Grupo y el empleado supervisará ese nuevo Grupo |
100 |
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H |
Sitio de trabajo |
Esta columna se utiliza para colocar a un usuario en su "grupo base". El lugar de trabajo normalmente se establece en la ubicación de la instalación, generalmente el nombre de la ciudad (por ejemplo, Austin). A veces, los sitios de trabajo se denominan centros de costos. |
80 |
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I |
Dirección 1 |
Esta es la dirección postal del usuario |
50 |
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J |
Dirección 2 |
Esta es la continuación de la Dirección 1 |
50 |
|
K |
Ciudad |
Esta es la ciudad en la que reside el usuario |
50 |
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L |
Estado |
Esta es la estadística de EE. UU. (O provincia de Canadá) donde reside el usuario. Actualmente, solo admite dos (2) caracteres |
2 |
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M |
Zip (Postal Code) |
Zip (código postal) |
5 |
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N |
Teléfono 1 |
Este es el número de teléfono principal del usuario. |
Ninguno |
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O |
Teléfono 2 |
Este es el número de teléfono secundario del usuario. |
Ninguno |
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P |
Grupos corporativos |
Esta columna se utiliza para informar. Ejemplos de información colocada en esta columna incluirían:
Estos se convertirán en grupos (y el usuario se colocará en el grupo). Los administradores que supervisan el grupo podrán ver al usuario en el grupo (y ejecutar informes sobre el propio Grupo). En el archivo de importación, los grupos están separados por dos puntos (por ejemplo, "Grupo A: Grupo B: Grupo C"). |
Límite recomendado: 80 por nombre de grupo |
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Q |
clases |
Esta columna se ignora de forma predeterminada |
Ninguno |
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R |
SSN |
Esta columna debe dejarse en blanco |
Ninguno |
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S |
Prefijo |
Este es el prefijo del usuario (por ejemplo, Sr., Sra., Sra.) |
Ninguno |
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T |
DOH |
Esta es la fecha de contratación para el usuario. Recomendamos el formato AAAA-MM-DD o MM / DD / AAAA |
Ninguno |
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U |
DOT |
Esta es la fecha de terminación para el usuario. Esta columna también se utiliza para determinar si Manager archivará al usuario. Recomendamos los formatos AAAA-MM-DD o MM / DD / AAAA |
Ninguno |
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V |
Título del Puesto |
Este es el título del trabajo para el usuario |
50 |
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W |
Tasa básica |
Esta es la tarifa de pago base para el usuario. NO recomendado por visibilidad |
Ninguno |
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X |
DOB |
Esta es la fecha de nacimiento del usuario. Recomendamos el formato AAAA-MM-DD o MM / DD / AAAA. |
Ninguno |
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Y |
Código de barras 1 |
Este es el código de barras / número de ID de credencial para el usuario. Esto solo se usa cuando la funcionalidad de código de barras se ha encendido dentro del Reproductor. |
50 |
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Z |
Código de barras 2 |
Este es un número de código de barras secundario para el usuario. Esto solo se usa cuando la funcionalidad de código de barras se ha encendido dentro del Reproductor. |
50 |
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AA |
Código de barras 3 |
Este es otro número de código de barras para el usuario. Esto solo se usa cuando la funcionalidad de código de barras se ha encendido dentro del Reproductor. |
50 |
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BB |
Código de barras 4 |
Este es otro número de código de barras para el usuario. Esto solo se usa cuando la funcionalidad de código de barras se ha encendido dentro del Reproductor. |
50 |
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CC |
Código de barras 5 |
Este es otro número de código de barras para el usuario. Esto solo se usa cuando la funcionalidad de código de barras se ha encendido dentro del Reproductor. Aquí se puede almacenar información adicional (como notas sobre el empleado). |
50 |
* Todos los campos sobrescritos por defecto
Fuente en negrita = un campo obligatorio
Consejos útiles
La información existente se sobrescribe
Todos los datos de usuario importados sobrescribirán cualquier dato de usuario existente dentro del Manager. Hay opciones para no sobrescribir ciertos campos de datos de usuario, si se prefiere. Póngase en contacto con Alchemy para obtener más información sobre cómo "ignorar" los campos. Tiene la opción de importar solo los nuevos usuarios o todos los empleados existentes. Recomendamos importar todos los usuarios al mismo tiempo (ya que proporciona redundancia), pero la decisión, en última instancia, recae en su organización.
Grupos de sistemas y grupos corporativos
Si se importan grupos de sistemas, la importación sobrescribirá cualquier grupo creado por otras ubicaciones ad hoc. Podemos prevenir esto activando “Grupos corporativos”. Comuníquese con su administrador de cuentas o con el servicio de atención al cliente de Alchemy para obtener más información sobre los grupos corporativos.
Evite ceros iniciales y caracteres especiales
Uno de los mayores desafíos son los "ceros iniciales" (en ID de usuario, sitios de trabajo, grupos e ID de código de barras). Un cero a la izquierda sería cualquier secuencia de ceros al comienzo de un número. Por ejemplo, un ID de usuario de "00012345" tiene tres ceros a la izquierda.
Si no se exporta correctamente, Microsoft Excel eliminará los ceros iniciales. Es su responsabilidad asegurarse de que el archivo aparezca con los ceros iniciales intactos.
Si HR Integration importa originalmente el archivo con los ceros a la izquierda y luego importa otro archivo sin los ceros a la izquierda, se crearán registros duplicados (porque la ID de usuario no coincide perfectamente).
La misma precaución se aplica a los caracteres especiales, como guiones (-), guiones (--), comas (,) y punto y coma (;). Recomendamos utilizar caracteres alfanuméricos. Por ejemplo: una sugerencia para el lugar de trabajo sería Austin TX o Austin y un grupo de sistemas sería el Departamento de mantenimiento de Austin o el Departamento de mante de Austin.
Opciones para alias de sitios de trabajo
Se puede usar un alias si el software de su proveedor de nómina de recursos humanos no tiene un medio para convertir y hacer coincidir lo que existe en Manager.
Si los nombres de los sitios de trabajo no están configurados correctamente (de antemano), se crearán sitios de trabajo duplicados (porque el sitio de trabajo no coincide perfectamente con lo que existe en Manager). Es responsabilidad del cliente proporcionar a Alchemy Support los alias del sitio de trabajo, ya que se administran en el back-end del Manager y solo Alchemy puede acceder a ellos.
Errores y corrección de errores
En caso de que aparezcan datos erróneos a través de la Importación de RR.HH., comprometiendo los datos del usuario, Alchemy realizará servicios que pueden resultar en costos adicionales. Los esfuerzos de limpieza pueden llevar mucho tiempo y ser costosos para todas las partes involucradas. En última instancia, es responsabilidad del cliente mantener la base de datos de usuarios.
Otras opciones de importación incluyen cifrado e interfaz de lote inverso (transfiera información de Manager a su HRIS