Remarque: Ce document détaille la configuration de l'intégration des ressources humaines, y compris des conseils utiles pour garantir une mise en œuvre réussie et sans heurts.
Qu'est-ce que l'intégration des ressources humaines?
L'intégration RH permet de transférer les données personnelles des salariés entre un gestionnaire de paie (logiciel SIRH) et le site web Manager. L'avantage de l'intégration RH est de permettre aux salariés (appelés "utilisateurs") de conserver des données exactes. Il peut s'agir d'ajouter de nouveaux employés, de mettre à jour les titres de poste, de modifier les numéros de badge et d'archiver (désactiver) les utilisateurs qui ont quitté l'entreprise. Ces informations sont exportées à partir de votre gestionnaire de paie et importées dans Manager sur une base nocturne, hebdomadaire ou mensuelle (selon les préférences).
Processus d'intégration RH
Comme le montre le diagramme ci-dessous, l'intégration des ressources humaines implique une exportation des informations relatives aux utilisateurs, puis un téléchargement SFTP, suivi d'une importation de ces données dans Manager. Le processus peut impliquer plusieurs départements de votre organisation.
Options de transfert de données
Options de récupération des données RH
Il existe deux options pour récupérer les données du gestionnaire de paie. Nous recommandons le processus automatisé, car il garantit que les données seront exportées dans la structure de colonnes exacte mise en place à l'origine. Cela permet de réduire le risque de corruption des données. Pour plus d'informations, reportez-vous aux conseils utiles ci-dessous.
- Option manuelle : une personne de votre organisation exporte manuellement les données de l'utilisateur directement du gestionnaire de paie dans le format approprié
- Option automatisée : le gestionnaire de services de paie crée un script automatisé qui récupère les données de l'utilisateur et les exporte dans la structure de fichier correctement formatée
Options de téléchargement du fichier sur le serveur SFTP
Il existe deux options pour enregistrer le fichier d'importation RH sur le serveur SFTP. Nous vous recommandons la procédure automatisée, qui garantit que le fichier d'importation RH sera toujours placé sur le serveur SFTP à la date prévue.
- Option manuelle: une personne de votre organisation transfère le fichier sur le serveur SFTP
- Option automatisée: le gestionnaire de paie crée un script automatisé pour déplacer automatiquement le fichier sur le serveur SFTP
Points clés
Logistique et dénomination
Le serveur Alchemy est très pointilleux sur la forme et le formatage. Le nom du fichier doit commencer par "hr" en minuscules. Ce qui suit le "hr" est la décision du client, mais nous recommandons fortement la date (par exemple "hrAAAA-MM-JJ.csv" ou "hrAAAAMMJJ").
L'extension de fichier par défaut est .CSV, mais Manager peut être configuré pour accepter .TXT à la place.
Par défaut, le fichier est délimité par des virgules (,) mais il peut également être délimité par des tabulations(-) ou des barres (|). Si les adresses postales utilisent des virgules dans le fichier d'importation, envisagez d'utiliser un style délimité par des tabulations ou des barres. Pour plus d'informations sur les virgules, reportez-vous à la section Éviter les caractères spéciaux.
Structure du contenu du fichier
La structure des colonnes est codée en dur. Six champs obligatoires doivent être inclus dans le fichier d'importation (voir Description de l'ordre des colonnes pour plus de détails). Les autres champs sont facultatifs et peuvent être laissés vides si les informations ne sont pas nécessaires pour les profils utilisateurs de Manager.
L'identifiant clé est l'ID de l'utilisateur (ID de l'employé). Lorsque le fichier est traité, Manager recherche l'ID utilisateur. Si l'ID utilisateur correspond (entre le fichier d'importation et Manager), l'utilisateur (l'employé) est mis à jour avec les données associées dans le fichier d'importation.
Si l'ID utilisateur n'est pas trouvé, une nouvelle entrée est créée dans Manager.
Ordre des colonnes – Description
|
Colonnes |
Nom |
Description |
Limitation des caractères |
|
A |
Last Name |
Il s'agit du nom de famille de l'utilisateur (employé). |
50 |
|
B |
First Name |
Il s'agit du prénom de l'utilisateur |
50 |
|
C |
User Name |
Comme identifiant internet. Il doit être unique pour chaque utilisateur (pour l'ensemble de l'entreprise). Cette colonne est utilisée pour:
Ce nom peut être alphanumérique. Exemples de noms d'utilisateur : "12345", "jsmith", "jsmith123". |
50 |
|
D |
Password |
Cette colonne est réservée au mot de passe (administrateur et apprenant eLearning). |
50 |
|
E |
|
Cette colonne contient les adresses électroniques des utilisateurs. Ceci est fortement recommandé pour l'installation de eLearning (afin que les utilisateurs puissent utiliser l'outil Mot de passe oublié). |
50 |
|
F |
User ID (Employee ID) |
Il s'agit de l'identifiant principal. Il doit être unique pour chaque utilisateur (pour l'ensemble du Manager de votre entreprise). Il peut être alphanumérique. Exemples de noms d'utilisateur: “12345”, “jsmith”, “jsmith123” |
50 |
|
G |
Supervised Groups |
Cette colonne est rarement utilisée. Cette colonne fera de l'employé un superviseur dans Manager. Il sera également superviseur du groupe indiqué dans la colonne. REMARQUE: si un nom de groupe est placé dans cette colonne pour un groupe qui n'existe pas, le groupe sera créé et l'employé supervisera ce nouveau groupe. |
100 |
|
H |
Worksite |
Cette colonne est utilisée pour placer un utilisateur dans son "groupe d'appartenance". Le lieu de travail est normalement défini comme étant l'emplacement de l'établissement, généralement le nom de la ville (par exemple, Paris). Parfois, les lieux de travail sont appelés centres de coûts. |
80 |
|
I |
Address 1 |
Il s'agit de l'adresse postale de l'utilisateur |
50 |
|
J |
Address 2 |
Il s'agit de la suite de l'adresse 1 |
50 |
|
K |
City |
Il s'agit de la ville dans laquelle l'utilisateur réside |
50 |
|
L |
State |
Il s'agit de la province canadienne (ou de l'État américain) dans lequel l'utilisateur réside. Actuellement, ce champ ne prend en charge que deux caractères |
2 |
|
M |
Zip (Postal Code) |
Code postal du lieu de résidence de l'utilisateur. Actuellement, seuls les codes à 5 chiffres sont pris en charge |
5 |
|
N |
Phone 1 |
Numéro de téléphone principal de l'utilisateur |
Aucun |
|
O |
Phone 2 |
Il s'agit du numéro de téléphone secondaire de l'utilisateur |
Aucun |
|
P |
Corporate Groups |
Cette colonne est utilisée pour les rapports. Voici quelques exemples d'informations placées dans cette colonne:
Ces informations seront regroupées en groupes (et l'utilisateur sera placé dans le groupe). Les administrateurs qui supervisent le groupe pourront voir l'utilisateur dans le groupe (et exécuter des rapports sur le groupe lui-même). Dans le fichier d'importation, les groupes sont séparés par deux points (par exemple, "Groupe A:Groupe B:Groupe C"). |
Limite recommandée: 80 par nom de groupe REMARQUE: ce champ a une total limit de 10,000 caractères, ce qui équivaut à 125 groupes d'entreprises de 80 caractères chacun. |
|
Q |
Classes |
Cette colonne est ignorée par défaut |
Aucun |
|
R |
SSN |
Cette colonne doit être laissée vide |
Aucun |
|
S |
Prefix |
Il s'agit du préfixe de l'utilisateur (par exemple, M., Mme, Mlle). |
Aucun |
|
T |
DOH |
Date d'embauche de l'utilisateur. Nous recommandons le format AAAA-MM-JJ ou MM/JJ/AAAA. |
Aucun |
|
U |
DOT |
Il s'agit de la date de cessation d'emploi de l'utilisateur. Cette colonne est également utilisée pour déterminer si Manager archivera l'utilisateur. Nous recommandons les formats AAAA-MM-JJ ou MM/JJ/AAAA. |
Aucun |
|
V |
Position Title |
Il s'agit de l'intitulé du poste de l'utilisateur |
50 |
|
W |
Base Rate |
Il s'agit du taux de rémunération de base de l'utilisateur. NON recommandé pour des raisons de privacité |
Aucun |
|
X |
DOB |
Date de naissance de l'utilisateur. Nous recommandons le format AAAA-MM-JJ ou MM/JJ/AAAA. |
Aucun |
|
Y |
Barcode 1 |
Il s'agit du numéro d'identification du code-barres/badge de l'utilisateur. Il n'est utilisé que lorsque la fonctionnalité de code-barres a été activée dans le lecteur |
50 |
|
Z |
Barcode 2 |
Il s'agit d'un numéro de code-barres secondaire pour l'utilisateur. Il n'est utilisé que lorsque la fonctionnalité de code-barres a été activée dans le lecteur |
50 |
|
AA |
Barcode 3 |
Il s'agit d'un autre numéro de code-barres pour l'utilisateur. Il n'est utilisé que lorsque la fonctionnalité de code-barres a été activée dans le lecteur |
50 |
|
BB |
Barcode 4 |
Il s'agit d'un autre numéro de code-barres pour l'utilisateur. Il n'est utilisé que lorsque la fonctionnalité de code-barres a été activée dans le lecteur |
50 |
|
CC |
Barcode 5 |
Il s'agit d'un autre numéro de code-barres pour l'utilisateur. Il n'est utilisé que lorsque la fonctionnalité de code-barres a été activée dans le lecteur Des informations supplémentaires (telles que des notes sur l'employé) peuvent être stockées ici. |
50 |
Gras = champ obligatoire
Conseils utiles
Les informations existantes sont remplacées
Toutes les données d'utilisateur importées remplaceront les données d'utilisateur existantes dans Manager. Il existe des options permettant de ne pas remplacer certains champs de données utilisateur, si vous le souhaitez. Contactez Alchemy pour plus d'informations sur les champs "ignorés". Vous pouvez choisir d'importer uniquement les nouveaux utilisateurs ou tous les employés existants. Nous recommandons d'importer tous les utilisateurs en même temps (pour des raisons de redondance), mais la décision revient en dernier ressort à votre organisation.
Groupes de systèmes et groupes d'entreprises
Si des groupes de systèmes sont importés, tous les groupes créés ad hoc par d'autres sites seront remplacés par l'importation. Vous pouvez éviter cela en activant les Groupes d'entreprise. Contactez votre responsable de compte ou le service client d'Alchemy pour plus d'informations sur les groupes d'entreprise.
Évitez les zéros non significatifs et les caractères spéciaux
L'un des plus grands défis est celui des "zéros initiaux" (sur les ID d'utilisateur, les lieux de travail, les groupes et les ID de code-barres). Les zéros initiaux sont une séquence de zéros au début d'un nombre. Par exemple, l'identifiant d'utilisateur "00012345" comporte trois zéros initiaux.
Si l'exportation n'est pas effectuée correctement, Microsoft Excel supprimera tous les zéros initiaux. Il est de votre responsabilité de vous assurer que le fichier est importé avec les zéros initiaux intacts.
Si l'intégration RH importe initialement le fichier avec les zéros non significatifs et qu'elle importe ensuite un autre fichier sans les zéros non significatifs, des profils en double seront créés (parce que l'ID utilisateur ne correspond pas parfaitement).
La même précaution s'applique aux caractères spéciaux, tels que les traits d'union (-), les tirets (—), les virgules (,) et les points-virgules (;). Nous vous recommandons d'utiliser des caractères alphanumériques. Par exemple : une suggestion de lieu de travail serait Austin TX ou simplement Austin, et un groupe de systèmes serait Département maintenance Austin ou Dép maint Austin.
Options pour les alias de lieux de travail
Un alias peut être utilisé si le logiciel de paie de votre gestionnaire de ressources humaines ne dispose pas d'un moyen de convertir et de faire correspondre ce qui existe dans Manager.
Si les noms des lieux de travail ne sont pas définis correctement (au préalable), des lieux de travail en double seront créés (parce que le lieu de travail ne correspond pas parfaitement à ce qui existe dans Manager). Il est de la responsabilité du client de fournir à Alchemy les alias des lieux de travail, car ils sont gérés en arrière-plan de Manager et ne sont accessibles que par Alchemy.
Erreurs et corrections d'erreurs
Si des données erronées passent par l'importation RH, compromettant les données des utilisateurs, Alchemy effectuera des services qui peuvent entraîner des coûts supplémentaires. Les efforts de nettoyage peuvent prendre beaucoup de temps et être coûteux pour toutes les parties concernées. C'est au client qu'incombe la responsabilité de maintenir la base de données des utilisateurs.
D'autres options d'importation comprennent le cryptage et l'interface inversé (transfert de l'information de Manager à votre SIRH).