Les employés peuvent recevoir des alertes par courrier électronique lorsque des formations sont attribuées et que la date d'échéance approche. Les alertes commencent 10 jours avant la date d'échéance et se poursuivent jusqu'à la fin de la période de retard prévue dans le plan de formation. Les employés peuvent activer les courriels de formation de deux manières. Cet article explique les deux méthodes et précise quand les courriels sont envoyés.
Note: L'employé doit avoir une adresse électronique active associée à son profil d'utilisateur sur le site web d'Alchemy Manager. L'adresse électronique peut être personnelle ou professionnelle, car elle n'est pas contrôlée par Alchemy.
Dans cet article :
Inscription initiale
Inscription en alternance
Moment de l'envoi des courriels de formation automatisés
Options d'inscription initiale et de notification par courrier électronique
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Lors de la première connexion à eLearning, l'employé verra apparaître la page pop-up suivante :
- Pour recevoir des alertes lorsque la formation arrive à échéance, ils doivent cocher la case "Résumé quotidien lorsque la formation arrive à échéance dans les 10 jours" :
- Remarque : des courriers électroniques seront envoyés quotidiennement lorsqu'une formation est due, à partir de 10 jours avant la date d'échéance et jusqu'à la fin de la fenêtre de retard prolongée, le cas échéant.
- Pour recevoir des alertes lorsque de nouvelles formations ont été attribuées, ils doivent cocher la case "Notifications lorsque de nouvelles formations sont attribuées" :
- Note : Si le plan d'apprentissage est déjà actif, une seule notification par courriel sera envoyée après l'assignation. Toutefois, si le plan de formation est programmé dans le futur, ils recevront une notification d'affectation au début du plan de formation.
- Sélectionnez SAVE.
Autres options d'inscription et de notification par courrier électronique
Si l'employé n'accepte pas les notifications par e-mail à la première apparition du pop-up, il a la possibilité de le faire dans son profil d'utilisateur eLearning.
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Lors de la connexion à eLearning, l'employé peut sélectionner "Mon profil".
- Pour recevoir des alertes lorsque la formation arrive à échéance, ils doivent cocher la case "Résumé quotidien lorsque la formation arrive à échéance dans les 10 jours".
- Remarque : des courriers électroniques seront envoyés quotidiennement lorsqu'une formation est due, à partir de 10 jours avant la date d'échéance et jusqu'à la fin de la fenêtre de retard prolongée, le cas échéant.
- Pour recevoir des alertes lorsque de nouvelles formations ont été attribuées, ils doivent cocher la case "Notifications lorsque de nouvelles formations sont attribuées"
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Note : Si le plan d'apprentissage est déjà actif, une seule notification par courriel sera envoyée après l'assignation. Toutefois, si le plan de formation est programmé dans le futur, ils recevront une notification d'affectation au début du plan de formation.
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- Sélectionnez SAVE.
Moment de l'envoi des courriels de formation automatisés
Chaque type d'e-mail de formation est géré par son propre processus quotidien. Pour les notifications relatives aux plans de formation affectés, les courriels ne sont envoyés que si le plan a été souscrit ou démarré au cours des dernières 24 heures, ce qui permet d'éviter d'envoyer des rappels pour des plans anciens ou inactifs. Ces processus quotidiens s'exécutent une fois par jour, bien que le moment exact puisse varier en fonction de la charge du système ou de la maintenance programmée.
Si les notifications par courrier électronique ne sont pas reçues, veuillez vérifier qu'elles sont configurées correctement en suivant les instructions ci-dessus.