En tant qu’administrateur, vous pouvez configurer des alertes pour vous-même et pour d’autres lorsque des formations ont été assignées et lorsqu’elles approchent de leur échéance. Vous pouvez également configurer des alertes pour vous et d’autres administrateurs afin de recevoir des notifications pour suivre les affectations des utilisateurs que vous supervisez ainsi que les utilisateurs dont les qualifications professionnelles expirent ou ont expiré.
Courriels de formation des utilisateurs
Pour recevoir des notifications par courriel, l’utilisateur doit avoir une adresse courriel active associée à son profil utilisateur sur le site Alchemy Manager. L’adresse courriel peut être personnelle ou professionnelle, car elle n’est pas surveillée par Alchemy. Pour savoir comment procéder, consultez la section Profil utilisateur.
Notifications par courriel lorsque les formations sont à échéance
Recevez des notifications par courriel quotidiennes pour vos plans d’apprentissage et qualifications professionnelles assignés.
Remarque : Les notifications pour les plans d’apprentissage commencent 10 jours avant la date d’échéance et se poursuivent jusqu’à la fin de toute période prolongée de retard, le cas échéant. Pour les qualifications professionnelles, vous recevrez une notification lorsque celles-ci expireront dans les 10 jours ou auront expiré dans les 10 derniers jours.
- Accédez au profil de l’apprenant qui doit recevoir les notifications (ou à votre propre profil).
- Cochez la case dans l’onglet Propriétés qui indique « Résumé quotidien lorsque la formation est à échéance dans les 10 jours ».
- Sélectionnez ENREGISTRER.
Notifications par courriel lorsque les formations sont assignées
Recevez des notifications par courriel pour rester informé des nouvelles formations et/ou qualifications professionnelles qui vous sont assignées.
Remarque : Pour les plans d’apprentissage, le moment de ces notifications est déterminé par la date d’assignation du plan d’apprentissage. Par exemple, si le plan d’apprentissage est déjà en cours et que vous venez d’être assigné, vous recevrez un courriel le lendemain. Si le plan d’apprentissage doit encore commencer, vous recevrez un courriel à la date de début prévue du plan.
- Accédez au profil de l’apprenant qui doit recevoir les notifications (ou à votre propre profil).
- Cochez la case dans l’onglet Propriétés qui indique « Notification lors de l’assignation d’une nouvelle formation ».
- Sélectionnez ENREGISTRER.
Courriels pour les certificats de réussite
Pour les administrateurs responsables de la gestion de la distribution des certificats de formation, la remise des certificats reposait traditionnellement sur le téléchargement par les apprenants eux-mêmes ou sur la distribution manuelle par les administrateurs.
Pour simplifier ce processus, Alchemy offre maintenant la livraison des certificats par courriel. Cette fonctionnalité permet d’envoyer automatiquement un lien vers le certificat aux apprenants dès la fin du cours, réduisant ainsi le suivi manuel et aidant à assurer une distribution rapide des certificats. La livraison par courriel est disponible pour les apprenants disposant d’une adresse courriel valide configurée dans leur profil utilisateur.
Par défaut, cette fonctionnalité est désactivée. Pour activer la livraison des certificats par courriel pour votre organisation, veuillez contacter le support Alchemy ou votre gestionnaire de compte.
Exigences d’authentification
Pour assurer la sécurité des certificats, les apprenants doivent s’authentifier via Manager avant d’accéder à un certificat. Si l’apprenant est déjà connecté à Manager, la sélection du lien du certificat ouvre immédiatement le certificat. Si l’apprenant n’est pas connecté, il sera invité à se connecter à Manager avant que le certificat puisse être consulté ou téléchargé.
Courriels concernant d’autres utilisateurs
Notification par courriel des utilisateurs avec des plans d’apprentissage incomplets
Recevez des mises à jour quotidiennes par courriel sur le statut des utilisateurs ayant des plans d’apprentissage incomplets qui leur ont été assignés, à partir de 10 jours avant la date d’échéance et jusqu’à la fin de toute période prolongée de retard, le cas échéant.
- Accédez au profil de l’administrateur qui doit recevoir les notifications (ou à votre propre profil)
- L’administrateur doit avoir un accès Cuivre, Argent, Or ou Platine. (Remarque : l’accès administrateur Diamant est exclu)
- Cochez la case dans l’onglet Propriétés qui indique « Résumé quotidien lorsque la formation est à échéance dans les 10 jours pour les utilisateurs des sites/groupes de travail de l’administrateur ».
- Sélectionnez ENREGISTRER.
Notification par courriel des utilisateurs avec des qualifications professionnelles expirantes
Recevez des notifications quotidiennes par courriel fournissant des mises à jour sur les utilisateurs dont les qualifications professionnelles approchent de l’expiration ou ont récemment expiré. Les utilisateurs approchant de la date d’expiration seront listés dans le courriel à partir de 10 jours avant la date d’expiration des qualifications, tandis que les utilisateurs dont les qualifications ont récemment expiré seront inclus dans le courriel pendant 10 jours suivant la date d’expiration.
- Accédez au profil de l’administrateur qui doit recevoir les notifications (ou à votre propre profil).
- L’administrateur doit avoir un accès Cuivre, Argent, Or ou Platine. (Remarque : l’accès administrateur Diamant est exclu)
- Cochez la case dans l’onglet Propriétés qui indique « Résumé quotidien lorsque les qualifications professionnelles expirent dans les 10 jours pour les utilisateurs des sites/groupes de travail de l’administrateur ».
- Sélectionnez ENREGISTRER
Remarque : S’il y a une quantité importante de données dans la notification par courriel, vous devrez peut-être cliquer sur le lien pour voir plus de détails dans Manager.
Moment d’envoi des courriels automatisés de formation
Chaque type de courriel de formation est géré par son propre processus quotidien. Ces processus quotidiens s’exécutent une fois par jour, bien que l’heure exacte puisse varier selon la charge du système ou la maintenance programmée. Pour les notifications des plans d’apprentissage assignés, les courriels sont envoyés uniquement si le plan a été souscrit ou commencé au cours des dernières 24 heures — cela évite d’envoyer des rappels pour des plans anciens ou inactifs.
Si vous ne recevez pas les notifications par courriel, veuillez vérifier qu’elles sont configurées correctement en suivant les instructions ci-dessus.